Wissensmanagement ist gefragt

von Judit Hillemeyer
Donnerstag, 23. Dezember 2004
Effizientes Datenmanagement ist hier zu Lande längst noch nicht gelebte Realität: 70 Prozent der Mitarbeiter speichern ihre Daten nicht konsequent auf unternehmensweiten File-Servern ab, sondern wählen ihren lokalen Arbeitsplatz oder externe Datenträger.

16 Prozent bevorzugen immer noch die Papierversion. Das ergab eine Umfrage unter IT-Entscheidern deutscher Unternehmen aus allen Industriebranchen, die von der COI Consulting für Office und Information Management GmbH, Herzogenaurach, durchgeführt wurde.

Die Kehrseite dieser Medaille ist den Befragten dabei durchaus bewusst: Arbeitskollegen können auf solche Dokumente nicht digital zugreifen oder finden sie nur in einer aufwändigen Suchaktion im Aktenschrank ihres Kollegen wieder - von effizientem Wissensaustausch oder Wissensfluss im Unternehmen keine Spur.

Entsprechend interessiert sind Entscheider daher an einschlägigen Lösungen: 89 Prozent der befragten Unternehmen erklärten, dass Wissensmanagement derzeit eines der Top-Themen sei.

Besonders wichtig sind den Befragten die Themen Zugriff auf Informationen und die Informationssuche: Auf einer Skala von eins bis fünf wurde die "schnellere Suche" mit der Note 1,77 bewertet. Gefolgt von "besserer Zugriff auf Unternehmenswissen" (Note: 1,8), "gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter" (1,91) und "gesteigerte Auskunftsfähigkeit" (1,96). Dies sind die am meisten erhofften Vorteile eines Wissensmanagementsystems.

Kollegen suchen Unterlagen

Aber wie viel produktive Zeit verliert ein Mitarbeiter tatsächlich mit dem Suchen? Durchschnittlich wird über 25 Mal pro Woche den Umfrageergebnissen zufolge nach einem Dokument gesucht.

Dabei fahndet der Suchende durchschnittlich bis zu fünf Minuten nach dem gewünschten Dokument. 29 Prozent der Befragten gaben an, dass ein "unbekannter Dokumentenname oder Speicherplatz" der Grund für das Scheitern der Suche ist.

Weitere Ursachen für ein Nichtfinden sind "falsche Ablage des Dokuments" (26 Prozent) sowie "die Ablage auf lokalen Laufwerken oder externen Datenträger" (25 Prozent).

"Durch die Informationsflut wächst der Bedarf an Applikationen für ein effektives und gleichzeitig einfaches Wissensmanagement, damit Mitarbeiter im Unternehmen ihr Wissen effektiv teilen", so COI-Marketingleiter und Studienbetreuer Martin Wanka.

Zunehmend seien sich Unternehmen bewusst, welchen Stellenwert das intellektuelle Kapital einnehme, so Wanka. Dieses künftig besser nutzbar zu machen, um Wissensverlusten vorzubeugen, könne schnell überlebensnotwendig werden.

Eine Erleichterung der internen Informationssuche sei ein erster Anfang, organisatorische und prozessorientierte Veränderungen müssen folgen. (juh)

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