Deutsche See optimiert Kostenblöcke

von Redaktion LZ
Freitag, 28. Januar 2005
Zunächst sollten bei der "Deutschen See" durch eine intelligente Personaleinsatzplanung die Personalkosten optimiert werden. Mit dem Arbeitszeit- und Kostenstellenmanagement auf Basis einer Softwarelösung von Atoss hat die "Deutsche See" neben den Personal- nun auch die Produktionskosten im Griff.



Die "Deutsche See", Anbieter von Frischfisch und Feinkost für die Gastronomie und Einzelhandel, beschäftigt rund 1 700 Mitarbeiter. In 23 Niederlassungen und vier Manufakturen in Bremerhaven, Hamburg und Cuxhaven werden Fisch, Meeresfrüchte und Feinkost veredelt, verpackt und bundesweit vertrieben.

Im vergangenen Jahr standen hier Personalkosten auf dem Prüfstand, auch Arbeitsprozesse sollten vereinheitlicht werden. In den Manufakturen in Bremerhaven beispielsweise erfolgte die Arbeitszeiterfassung noch manuell. Das kostete Zeit und Geld.

Zudem sollte die Kalkulations- und Kontrollbasis für das Controlling und die Produktionsleitung durch ein ausgeklügeltes Kostenstellenmanagement verbessert werden. Gleichzeitig wollte man in den Niederlassungen Arbeitszeitkonten und Zutrittskontrollen einführen. So wurde eine integrierte Lösung für die Funktionen Zeit, Zutritt und Kostenstellenmanagement gesucht.

Arbeitszeiten erfassen

Den Zuschlag bekam das Arbeitszeitmanagement-System Atoss Staff Efficiency Suite, das innerhalb von drei Monaten in den Manufakturen und ebenfalls in drei Monaten in den Niederlassungen eingeführt wurde. Der Echtbetrieb startete im März 2004. Dank der IT-gestützten Personaleinsatzplanung können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter der "Deutschen See" schneller und übersichtlicher erfasst, bewertet und abgerechnet werden.

Die Software wurde etappenweise eingeführt. In Eigenregie band die "Deutsche See" zunächst die rund 900 Mitarbeiter aus den Niederlassungen in die automatische Zeiterfassung ein. In einem zweiten Schritt wurden dann gemeinsam mit dem Systemanbieter Atoss die 460 Mitarbeiter aus den zwei Manufakturen in Bremerhaven angeschlossen.

Eingesetzt wird die Software hier in den Bereichen Produktion, Entwicklung, Controlling, Einkauf, Logistik, im Lager sowie in der Administration. Selbstständig wurde die Software dann etwa vier Monate später in den Manufakturen Cuxhaven und Hamburg eingeführt.

Die Atoss Staff Efficiency Suite ist auf einem Citrix-Server implementiert und läuft unter Windows 2000. Zum Lohn- und Gehaltssystem sowie zum Warenwirtschaftssystem der Manufakturen sind Schnittstellen eingerichtet.

Kombinierte Zutrittskontrolle

Durch die Verwendung einer Oracle-Datenbank stehen Daten aus der Atoss Lösung schon im richtigen Format für die Auswertung bereit. Für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle wurden die Manufakturen und ein Teil der Niederlassungen mit rund 40 PCS-Terminals und Lesern ausgestattet. Urlaubs- und Zeit-Salden lassen sich damit jederzeit abfragen.

Durch die Einführung des Arbeitszeitmanagement-Systems ist die "Deutsche See" als Arbeitgeberin in der Lage, sehr flexible Arbeitszeiten anzubieten. Dazu wird für jeden Arbeitnehmer ein Jahresarbeitszeitkonto geführt. So kommen je nach Standort und Bereich die unterschiedlichsten Schicht- und Arbeitszeitmodelle zum Einsatz, insgesamt 250 Muster.

Inzwischen sind ca. 1 500 aktive Mitarbeiterstammsätze im System angelegt. Für die Mitarbeiter bedeutet die Personaleinsatzplanung mehr Transparenz, für die Personalabteilung weniger Aufwand.

So können die Mitarbeiter Fehler bei der Berechnung von Zuschlägen oder Zulagen schon vor der Abrechnung überprüfen und gegebenenfalls korrigieren lassen. Auch das Controlling profitiert: In den Bremerhavener Manufakturen wurden den Zeiterfassungsterminals Kostenstellen zugeordnet.

Zeit und Kosten

Registriert sich ein Mitarbeiter, werden seine Zeiten automatisch auf die entsprechende Kosten- bzw. Unterkostenstelle gebucht und sind damit verursachungsgerecht zugewiesen. Rund 70 Kostenstellen und Unterkostenstellen für verschiedene Bereiche, z.B. Wareneingang, Produktion und Versand, sind in der Atoss-Lösung definiert.

Über eine ausgeklügelte Kostenstellenstruktur lassen sich nicht nur die Personalkosten, sondern auch die Fertigungs-Gemeinkosten inklusive Betriebskosten verursachungsgerecht den Produkten zuschreiben.

Alle Fertigungsschritte sind mit Soll-Arbeitswerten versehen, anhand derer die Ist-Werte überprüft werden können. So können die Meister Trends frühzeitig erkennen und eventuell Korrekturen vornehmen.

Über eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem stehen diese Daten auch der Produktionsleitung tagesaktuell zur Verfügung. Controlling und Technische Organisationsabteilung nutzen die detaillierten Kennzahlen, um den Betriebsablauf zu optimieren, und das Management verfügt über eine fundierte Basis für die marktgerechte Preiskalkulation. Über die Höhe der Kosten und Einsparungen allerdings wollen die Bremerhavener nichts verlauten lassen. (ba)

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