Fließende Dokumentenerfassung

von Judit Hillemeyer
Freitag, 30. Juli 2004
Die CRR Datensysteme GmbH, Systemintegrator aus Langenfeld, bietet mit dem Input-Management-System E-FLOW von Top Image Systems (TiS) eine Lösung zur Erfassung von Dokumenten an.

Das System extrahiert relevante Informationen sowohl aus elektronischen Dokumenten wie E-Mail oder Internetdateien als auch aus Papierbelegen wie Rechnungen und Bestellungen.

Dabei liest die Software Daten wie Auftraggeber, Lieferanten-Informationen und Positionsdaten per Freiformerkennung aus. Diese Erfassungstechnologie teilt das digitalisierte Bild in Datenfelder ein und wendet beim Auslesen mathematische Formeln an.

So erkenne E-FLOW beispielsweise die Gesamtsumme an ihrer mathematischen Beziehung zu Rechnungssumme und Umsatzsteuer.

Nach dem automatischen Erfassen und dem Abgleich mit bereits in der Datenbank vorhandenem "Wissen" (z.B. mit Bestellungen in SAP R/3) werden die Dokumente als Index- und Bilddateien an weiterführende ERP-Systeme oder Archive übergeben.

Die Lösung ist mit Schnittstellen zu allen gängigen Warenwirtschafts- und CRM-Systemen ausgestattet.

Neue Typen erkennen

Neue Dokumententypen, die zum ersten Mal im Unternehmen eingehen, durchlaufen den gleichen Erkennungsprozess wie bereits bekannte Dokumente.

Das System merkt sich bei einem "Learningprozess" wo sich einzelne Felder im Dokument befinden und stellt dieses "Wissen" für künftige Vorgänge bereit.

Ergänzend kann ein Workflow implementiert werden, der die Belege automatisch zum Prüfen und Freigeben an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleitet.

"Durch leistungsfähige Erkennungstechnologien sparen Unternehmen Arbeitszeit und Kosten von einigen tausend Euro pro Monat. Ergänzt durch den Workflow wird auch die Bearbeitung eingehender Dokumente beschleunigt, so dass Lieferantenrechnungen schneller beglichen und Skonti ausgeschöpft werden können", erläutert Carsten König, Prokurist bei CRR.

Das Unternehmen agiert in Deutschland als Systemintegrator und Dienstleister. Es wurde 1973 gegründet und hat sich seit 1995 auf DMS-, Workflow- und Archivierungslösungen spezialisiert - mit Niederlassungen in Münster, Langenfeld und Chemnitz.

Die CRR Datensysteme GmbH aus Langenfeld, präsentiert die Lösung auf der diesjährigen DMS Expo http://www.dms-expo.de/besucher/start.php vom 7. bis 9. September in Essen (Halle 1, Stand 1115). (juh)

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