Transparenz der Arbeitszeit

von Judit Hillemeyer
Freitag, 15. Juni 2007
Foto: LZ-Archiv
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Das elektronische Personalmanagement erobert langsam aber stetig den Einzelhandel. Für eine Lösung von Atoss entschied sich Edeka Minden-Hannover. Bei Otto Reichelt in Berlin ist der Rollout abgeschlossen.



"Als Filialbetrieb sind wir darauf angewiesen, dass Zeitdaten zwar in den Märkten erfasst werden, dann aber zentral für Auswertungen und Abrechnungen zur Verfügung stehen. Einfache Bedienbarkeit trotz komplexer Funktionen war für uns ein entscheidendes Kriterium", sagte Volker Bredemeier, Abteilungsleiter Personalwesen bei der Edeka Minden-Hannover Zentralverwaltungsgesellschaft mbH.

Unter dieser Prämisse entschied sich das Unternehmen für die integrierte Atoss Staff Efficiency Suite. Sie kombiniert Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Abgelöst wurde damit ein veraltetes HR-System.

Derzeit werden bereits 11.000 Mitarbeiter der Edeka-Region Minden-Hannover über das System disponiert und verwaltet. Abschluss der Systemeinführung in allen Märkten, Großhandel und Logistik mit insgesamt 24.000 Angestellten ist Ende kommenden Jahres geplant.

Die selbstständigen Einzelhändler können sich dem System anschließen. "Für den Einzelhandel wird der flexible und bedarfsorientierte Personaleinsatz immer wichtiger. Denn nur so lässt sich langfristig eine optimale Kundenbetreuung sichern", so Bredemeier.

Bisher setzen fünf von sieben Regionalgesellschaften die Atoss-Lösung ein. Dazu gehören die Regionen Nord, Rhein-Ruhr, Südwest und Südbayern. Ob Edeka grundsätzlich eine einheitliche nationale Lösung in diesem Segment anstrebt, ließ Bredemeier offen.

Der Rollout in den 58 Märkten der Otto Reichelt Supermarkt GmbH, Freienbrink, ist abgeschlossen. Zunächst wurde das System in drei Pilotmärkten getestet. Die Implementierung in den weiteren Outlets erfolgte im vierzehntägigen Rhythmus. Abgebildet werden die verschiedenen tariflichen und betrieblichen Regelungen, sowie eine Fehlzeitenbewertung. Personaldaten werden über eine Schnittstelle direkt aus dem Lohn- und Gehaltssystem übernommen.

Im Fokus: Mitarbeiter solle zur richtigen Zeit am rechten Ort sein. In verkaufsschwachen Phasen können hinter der Theke Vorbereitungsarbeiten geleistet werden.

Die Arbeitszeiten werden vor Ort geplant, kontrolliert und auf Kostenstellen gebucht. Die Daten stehen der Zentrale jederzeit zur Abrechnung und Auswertung zur Verfügung. Das sorge für Transparenz und vereinfache den flexiblen Einsatz des Personals - auch über Filialen hinweg, so Bredemeier. Die systemgestützte Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten reduziere den Papieraufwand und die Administration erheblich.

Wochenkonten lassen sich von den Mitarbeitern an den Zeiterfassungsterminals in den Märkten abfragen. Durch die Automatisierung entfällt die manuelle Überprüfung der Soll-/Ist-Zeiten.

Pro Filiale fallen auf diese Weise wöchentlich rund drei Arbeitsstunden weniger an; im Monat beläuft sich dies allein bei Otto Reichelt auf rund 800 Stunden. Arbeitszeiten und Umsätze stehen dem zentralen Edeka-Controlling-System automatisch für Wirtschaftlichkeitsberechnungen zur Verfügung.

Der Aufwand reduziert sich dadurch nochmals um zirka 240 Arbeitsstunden pro Monat. Die Abrechnung der Arbeitszeiten, die Monatsübersichten und die Online-Urlaubsplanung führten zu einer niedrigeren Fehlerquote. Vor der Systemeinführung gingen durch Fehlbuchungen jährlich Arbeitsstunden im Wert von rund 200.000 Euro verloren.

Die bisher erzielten Effekte betreffen lediglich die Administration. Die Konzernleitung in Minden rechnet mit noch signifikanteren Auswirkungen durch die Personaleinsatzplanung. Im nächsten Schritt soll nun die Personalbedarfsermittlung mittels Kassen- beziehungsweise Umsatzdaten sowie Kundenfrequenzen erfolgen. (juh)

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