Edeka Minden baut Papierberge ab

von Redaktion LZ
Freitag, 22. Juli 2011
Unübersichtlich: Im Einzelhandel spielen traditionelle Bewerbungen auf Papier noch immer eine große Rolle. Viele Mappen werden einfach in den Märkten abgegeben.
Hans Rudolf Schulz / Imago
Unübersichtlich: Im Einzelhandel spielen traditionelle Bewerbungen auf Papier noch immer eine große Rolle. Viele Mappen werden einfach in den Märkten abgegeben.
LZnet. Rund 10.000 Bewerbungen flattern der Edeka Minden-Hannover jährlich ins Haus. Um diese Flut professionell zu managen, setzt das Handelsunternehmen auf Softwareunterstützung. Erste Erfahrungen mit dem System fallen positiv aus.
Vor zwei Jahren entschied sich die mit 30000 Mitarbeitern und 1590 Einzelhandelsstandorten größte Edeka-Regionalgesellschaft, Minden-Hannover, für ein elektronisches Bewerbermanagementsystem.

Die Software aus dem Hause Haufe unterstützt die sieben Mitarbeiter im Fachbereich Personalwesen, die sich um die jährlich eingehenden etwa 10.000 Bewerbungen kümmern. Für IT-Koordinator Volker Bredemeier ist das Projekt ein voller Erfolg. "Der gesamte Prozess ist professioneller geworden", resümiert er.

Schlanke Strukturen - professionellere Abläufe

Heute koordinieren die Personaler in Minden den gesamten Recruitingprozess von der Bedarfsmeldung bis zur Stellenbesetzung. Dazu gehört, dass sie den Linienvorgesetzten passende Online-Jobbörsen und Print-Stellenmärkte für die Ausschreibung der Stellenanzeigen empfehlen und dafür sorgen, dass die Inserate in einem einheitlichen Layout erscheinen.

Rollenbasiert: Das Personalteam in der Zentrale kann auf alle Funktionen des<AU>Bewerbermanagementsystems zugreifen.
Früher, als Bewerbungen noch manuell gehandhabt wurden, war das nicht möglich. "Es gab keinen roten Faden. Teilweise haben die Kollegen Bewerbungen zentral beantwortet, teilweise wurde das dezentral von den Betriebsstätten oder einzelnen Märkten erledigt", erinnert sich Bredemeier. "Stattdessen wollten wir einen professionellen, einheitlichen Auftritt."

Einheitlicher Auftritt nach außen

Weitere Auslöser waren die zunehmende Anzahl an Bewerbungen und der Wunsch, sie termingerechter zu bearbeiten. "Früher landeten die Mappen oft in der Fachabteilung in irgendeiner Schublade. Die Führungskraft hatte keine Zeit und ließ sie mehrere Monate liegen. Das darf nicht sein", so Bredemeier. Ein Hilfsmittel sollte her, "um einen Überblick über den Status der Bewerbung zu erhalten".

Bei der Suche nach elektronischer Unterstützung kamen drei Anbieter in die engere Wahl. Die Entscheidung fiel auf die Lösung von Haufe. Die Software sei ohne internen EDV-Aufwand und Investitionen in neue Hardware einsetzbar gewesen, begründet der IT-Koordinator die Wahl. "Das System ist einfach strukturiert, und wir konnten es relativ schnell nutzen."

Papiermappen werden digitalisiert

Heute funktioniert der Prozess so: Die Betriebsstätten geben ihre Vakanzen entweder direkt in das Linienportal im Bewerbermanagement ein, oder sie melden ihre offenen Stellen telefonisch.

Die Personal-Mitarbeiter bereiten dann die Stellenausschreibung vor, die zunächst im Intranet zwei Wochen intern zu sehen ist, bevor sie automatisch im Internet veröffentlicht wird. Außerdem beraten sie die Linienvorgesetzten vor Ort, ob es sich empfiehlt, die Vakanz zudem in der örtlichen Tageszeitung oder einer Jobbörse zu veröffentlichen.

Noch immer geht die Hälfte der Bewerbungen in Papierform ein. Viele Interessenten geben ihre Mappen einfach in den Märkten ab. Die Unterlagen werden in Minden eingescannt und sofort an die Bewerber zurückgesandt. Der weitere Prozess wird dann komplett über das Bewerbermanagement abgewickelt. Auch die Vorgesetzten bekommen alle Daten, die ihre Ausschreibungen betreffen, digital zur Verfügung gestellt.

Rollenbasiertes System

Darüber hinaus führen die Mitarbeiter in der Zentrale bereits eine kleine Vorselektion durch. Wenn sie beim Sichten der Bewerbungen erkennen, dass jemand gar nicht auf die Stelle passt, weil er sich zum Beispiel als Kraftfahrer beworben hat, aber keinen Lkw-Führerschein besitzt, sortieren sie diesen Kandidaten gleich aus.

Das Bewerbermanagement ist rollenbasiert. Das Personalteam in der Zentrale kann alle Funktionalitäten des Systems nutzen. Linienvorgesetzte haben Zugriff auf die Bewerbungen, die die von ihnen ausgeschriebenen Stellen betreffen. Über das Portal können sie ihre Anmerkungen zur Bewerbung oder zum Vorstellungsgespräch abgeben und dem Personalbetreuer in der Zentrale zustellen.

Auch die Mitarbeiter der Personalabrechnung haben Zugriffsrechte, denn sie ziehen die Stammdaten aus dem System, um einen neuen Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung anzulegen, sobald er eingestellt ist. Im Archivsystem werden die Unterlagen automatisch der Personalakte hinzugefügt.

Viele Vorteile im organisatorischen Ablauf

"Weil wir eingehende Bewerbungen immer zurücksenden, haben wir vor Ort keine Papierberge mehr", nennt Bredemeier einen Pluspunkt. Insgesamt hätten die Veränderungen im organisatorischen Ablauf nur Vorteile gebracht.

"Wir mussten uns weder verbiegen noch unsere Prozesse völlig umgestalten." Durch klare Terminvorgaben an die Vorgesetzen und regelmäßige Erinnerungen habe die Regionalgesellschaft den gesamten Prozess beschleunigen können.

Auch die Abläufe für die Bearbeitung der Bewerbungen seien zügiger geworden. "Wir haben jetzt einen deutlich höheren Anspruch an unser Bewerbungsverfahren. Ganz bewusst haben wir viele Aufgaben aus den Fachbereichen ins Personalwesen verlagert, um mehr Transparenz und Professionalität zu erreichen."

Davon profitiere auch das Arbeitgeberimage der Edeka Minden-Hannover. "Denn im Regelfall sind die Personen, die sich in einem Markt bewerben, gleichzeitig unsere Kunden. Wenn wir im Bewerbungsprozess keinen guten Eindruck machen, kaufen die lieber bei unseren Wettbewerbern ein." Bredemeiers Fazit: "Das Tool bietet uns gute Möglichkeiten für ein positives Image bei Bewerbern und Kunden."

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