Kein klares Eventmanagement

von Judit Hillemeyer
Freitag, 16. September 2005
Kongresse und Veranstaltungen machen einen Großteil des Geschäftsreiseaufkommens aus. Doch im Gegensatz zum klassischen Travelmanagement hätten viele Unternehmen ihr Veranstaltungsmanagement nur mäßig im Griff - Sparpotenziale blieben ungenutzt.



Dies ergibt die jüngste Studie der Unternehmensberatung A.T. Kearney im Auftrag von American Express. Befragt wurden 105 große Unternehmen in Europa und den USA. Demnach versuchten 72 Prozent aller Firmen zwar, die Ausgaben für Kongresse und Veranstaltungen zu kontrollieren, müssten die dafür benötigten Daten aber fast immer aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen.

Zahlreiche Wege

Ursache sei, dass Veranstaltungen von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen geplant und durchgeführt und die Kosten dann auf verschiedenen Wegen beglichen werden.

Die Mehrzahl der untersuchten Firmen verfüge nicht über ein zentrales Meetingmanagement, und nur in jedem zehnten Unternehmen werden Veranstaltungsausgaben über eine zentrale Kostenstelle abgerechnet.

In jedem fünften Fall verteilten sich die Ausgaben auf vier oder mehr Abteilungen - etwa Marketing, Training, Reisemanagement oder Personal. Auch die Bezahlung von Veranstaltungsausgaben laufe fast immer über mehrere Kanäle, von verschiedenen Kreditkarten über die Rechnungsstellung bis zur Barzahlung. Kaum ein Verantwortlicher könne die Gesamtausgaben seines Unternehmens für Meetings und Events exakt beziffern.

Volumen bündeln

Damit werde es den Veranstaltungsmanagern im Unternehmen fast unmöglich gemacht, Volumen zu bündeln und Einkaufsvorteile zu erzielen. Von den Befragten steuern denn auch knapp 40 Prozent ihre Veranstaltungsbudgets nicht auf bevorzugte Partner.

Und von den 60 Prozent, die dies tun, bündelt nur gut jeder dritte Befragte dieses Volumen, beispielsweise im Hotelbereich, mit demjenigen des Travelmanagements. Als Thema ist das Problem längst erkannt: 82 Prozent der Befragten geben an, ihre Veranstaltungsausgaben künftig besser managen zu wollen. (juh)

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