Social Intranet Frosta stärkt interne Kommunikation

von Julia Wittenhagen
Freitag, 18. November 2016
Die neue Intranet-Plattform: Ein Mix aus Nachrichten, Newsfeed und Ablagesystem.
Fotos: Frosta
Die neue Intranet-Plattform: Ein Mix aus Nachrichten, Newsfeed und Ablagesystem.
Seit eineinhalb Jahren soll bei Frosta ein Social Intranet den bestmöglichen Austausch der Mitarbeiter untereinander fördern. Erste Erkenntnis: Wer privat gern Social Media nutzt, tut es auch dienstlich. Alle anderen müssen die Inhalte überzeugen.

In eine IT-Plattform für die interne Kommunikation investiert kein Unternehmen ohne handfeste Gründe. Bei Frosta war es ein vages Gefühl der "Uninformiertheit", das die Mitarbeiter äußerten. Es kann in einem wachsenden Unternehmen schnell aufkommen, "wenn 1.600 Mitarbeiter auf vier deutsche, einen polnischen Standort und diverse europäische Vertriebsbüros verteilt sind und sich niemals gemeinsam an einem Ort aufhalten", beschreibt Intranet-Koordinatorin Andrea van Bezouwen die Ausgangslage für das elfköpfige Entwicklungsteam vor drei Jahren.

Frosta ist stolz auf offene Kommunikation

Dazu muss man wissen: Frosta ist sehr stolz auf seine offene Kommunikation gegenüber dem Kunden, beansprucht gar eine Vorreiterrolle für sich bei Free-From-Rezepturen, der Deklaration von vegetarisch/ vegan, Fisch aus nachhaltigem Fischfang, der Angabe von Zutaten samt Herkunft – und dann das: In einer Umfrage bewerteten die Mitarbeiter 2013 die Kommunikation untereinander als schlecht.

Zwei Jahre lang brütete eine Projektgruppe daraufhin über der passenden Lösung in Form einer Intranet-Plattform. "Wir haben uns für ein Social Network entschieden, weil wir seit Jahren diese Offenheit leben", sagt van Bezouwen. So hat Frosta als Sprachrohr nach außen schon 2005 einen Unternehmens-Blog etabliert, in den die Mitarbeiter ihre Beiträge ohne Freigabe einstellen dürfen.

Intranet verbessert Überblick

Bei der Auswahl der Plattform machte schließlich Bitrix24 das Rennen. "Unser System ist wie ein Schweizer Taschenmesser. Es ist handlich und kann alles", schwärmt Andrea van Bezouwen. Es sei eine Kombination aus statischen Widgets wie Unternehmensnachrichten, zentralem Ablagesystem und individuellem Activity Stream, wie man ihn aus Facebook kennt. Letzterer habe sich zum Herzstück entwickelt. Mit ihm haben Mitarbeiter genau im Blick, was Kollegen aus ihren Arbeitsgruppen und Abteilungen Neues posten und was zentral im Unternehmen gerade diskutiert wird.

"Aus heutiger Sicht würden wir den statischen Teil noch kleiner anlegen", nennt van Bezouwen als erstes Learning. "Denn der News-Austausch läuft dem redaktionellen Teil ganz klar den Rang ab", weiß sie und nennt Beispiele: "Früher wäre es möglich gewesen, dass zwei Teams bei Frosta an der gleichen Produktneuheit arbeiten, ohne voneinander zu wissen. Heute postet ein Vertriebsmitarbeiter aus Frankreich sein Handy-Foto vom Konkurrenzprodukt und fragt: Können wir das auch?" Antworten bekommt er sofort – ohne Meeting, ohne Verzögerung.

Andrea van Bezouwen : Zu 50 Prozent Intranet-Koordinatorin.
Frosta
Andrea van Bezouwen : Zu 50 Prozent Intranet-Koordinatorin.

Drei Sprachen prägen die Kommunikation der Belegschaft und somit auch des Intranets: Deutsch, Polnisch und Englisch. "Wobei bei Englisch die Hemmschwelle niedrig ist, weil wir alle keine Muttersprachler sind." Echter Quatsch werde selten gepostet, aber außerdienstliche soziale Gruppen wie "Thermomix-Rezepte" oder "Laufen" sind gern gesehen, weil sie den Zusammenhalt der Belegschaft fördern.

Highlights sind für van Bezouwen Chats wie diese: Als das erste Paket der Frosta-Neuheit "Spinat mit Knoblauch" vom Band lief, postete ein Mitarbeiter aus der Produktion sein Foto davon. "Dass unser Vorstandsvorsitzender das sofort im Intranet kommentierte, ist für mich eine hierarchiefreie Kommunikation, die sonst nie stattgefunden hätte", sagt sie. Auch das Flüchtlingsprojekt "Cooking with friends" habe sich aus dem Aufruf eines Mitarbeiters entwickelt.

"Für alles, was mit Innovation zu tun hat, ist das Intranet unheimlich wertvoll"

Doch ein Selbstläufer war das Intranet nicht. Sonst wäre Andrea van Bezouwens 20-Stunden-Stelle als Intranet-Koordinatorin gar nicht geschaffen worden. "Mitarbeiter schulen und Inhalte organisieren ist meine Aufgabe." Die anderen 20 Stunden ist sie im Customer Service tätig, ebenfalls mit einem Digitalprojekt. "Unser Dienstleister Hirschtec riet uns, die Mitarbeiter bei der Einführung intensiv zu begleiten und das haben wir sehr ernst genommen." So wurden zu Beginn 16 Mitarbeiter aus allen Werken zu Intranet-Botschaftern erklärt. "Sie waren unsere Beta-User, deren Lust am Austausch wir mit netten Events zu fördern versucht haben."

Intensivnutzer sind alle, die nah am Markt agieren

Mittlerweile nutzen 62 Prozent der Mitarbeiter das Intranet. "Das ist bei zwei Drittel gewerblichen Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz keine schlechte Quote. Wir wissen aber, dass wir gerade für diese Zielgruppe noch mehr spezielle Inhalte finden müssen, die sie dazu motivieren, sich mit privatem Smartphone, Tablet oder am Kantinen-PC einzuloggen und am Activity Stream zu beteiligen." Deshalb werden jetzt – natürlich auch zur Entlastung von HR – Personalthemen wie Teilzeitarbeit, Sportangebote, Kinderbetreuung im Intranet abgebildet.

Intensivnutzer sind bislang vor allem Einkauf, Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb, die nah am Markt agieren. Denn: "Für alles, was mit Innovation zu tun hat, ist das Intranet unheimlich wertvoll." Auch das Ziel, Teamarbeit technisch zu unterstützen, funktioniert gut. "Insbesondere vor großen Meetings machen zentrale Ablagesysteme für Dokumente und Factsheets viel mehr Sinn als eine Flut von Gruppen-Mails mit diversen Anhängen, die jeder in anderer Version auf seinem Rechner speichert", sagt Andrea van Bezouwen. Mit Hilfe des Intranets könne von allen auf eine Datei zugegriffen werden. Kommen neue Kollegen ins Team, sind für sie vom ersten Tag an alle Infos verfügbar.

Geben und Nehmen muss sich erst entwickeln

Alles in allem beschreibt Andrea van Bezouwen die Einführung des Intranets als "sanften Ruck, der durch das Unternehmen ging". Jeder könne jetzt am Wissen der kompletten Mitarbeiterschaft teilhaben und sich mit Likes und Kommentaren an Diskussionen beteiligen. "Das fällt nicht jedem gleich leicht", weiß sie. "Den Nutzen vom Geben und Nehmen zu erkennen ist ein Prozess, der sich entwickeln muss." Doch am Sinn des Intranets zweifelt keiner mehr: Schon ein Jahr nach Einführung fühlen sich alle gut informiert. 35 Prozent glauben, dass die grenzüberschreitende Kommunikation die Innovationsfähigkeit verbessert hat. "Bei den Mitarbeitern aus dem Ausland lag dieser Wert viel höher – bei 60 Prozent", weiß van Bezouwen. "Sie fühlen sich dank Intranet endlich mehr gesehen."

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