Zeitmanagement Manager vergeuden Zeit mit Mails und Meetings

von Christiane Düthmann
Donnerstag, 04. September 2014
Planung und Pünktlichkeit: Gut strukturierte Besprechungen sparen Zeit und Geld.
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Planung und Pünktlichkeit: Gut strukturierte Besprechungen sparen Zeit und Geld.
Tausende von Arbeitsstunden werden im Management jährlich vergeudet, weil E-Mails und Besprechungen überhand nehmen. Das ist das zentrale Ergebnis einer Studie von Bain & Company.
"Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet." Mit diesen Worten fasst Bain & Company die Ergebnisse einer aktuellen Analyse zusammen, für die das Zeitmanagement in 17 Konzernen durchleuchtet wurde. Infolgedessen gingen Unternehmen jedes Jahr "Millionen verloren", so das Beratungshaus. In den wenigsten Firmen gebe es Strukturen um zu quantifizieren, wie Manager und Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.

Zu den wesentlichen Zeitfressern zählen E-Mails. Während Führungskräfte in den 70er Jahren pro Jahr 1.000 Anfragen und Mitteilungen bearbeiten mussten, erhalten sie heute rund 30.000 E-Mails im Jahr. "Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Manager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag pro Woche für elektronische Kommunikation aufwenden", prognostizieren die Autoren.

Sitzungen finden aus reiner Gewohnheit statt

Auch Besprechungen ufern aus. So verbringt die gesamte Belegschaft in den untersuchten Unternehmen jährlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Allein die Sitzungen der Führungsriege summieren sich "zum Teil auf 7.000 Stunden pro Jahr", so die Analyse. Rechnet man die vorbereitenden Sitzungen mit den Teams und die Folgemeetings hinzu, "fallen durchschnittlich 300.000 Stunden an". Und längst nicht jedes Treffen sei notwendig: "Viele Meetings finden nur aus reiner Gewohnheit statt."

Die Studie prangert darüber hinaus "zunehmend kontraproduktives Konferenzverhalten" an. Oft hapert es an der Pünktlichkeit. Beginne eine Sitzung aber nur fünf Minuten zu spät, entspreche dies acht Prozent der Kosten, die dafür insgesamt anfallen. Oder es ist nicht jeder bei der Sache. So verschickte ein Fünftel aller Teilnehmer in einem der untersuchten Unternehmen während der Meetings alle halbe Stunde drei oder mehr E-Mails. "Bei 10.000 Mitarbeitern gehen so rund 60 Mio. US-Dollar verloren", rechnet Bain vor. Das entspreche 20 Prozent der Gesamtkosten aller Meetings.

"Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen", sagt Imeyen Ebong, Leiter der deutschen Praxisgruppe bei Bain & Company. Nur wenn der Zeitaufwand gemessen und kontrolliert werde, sei die Verschwendung dieser Ressource künftig vermeidbar.

(cd)

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