Transparente Arbeitspläne nach Maß erstellen

von Judit Hillemeyer
Freitag, 19. Mai 2006
Foto: Torex Retail
Foto: Torex Retail
Zur Pepcon kamen rund 40 Interessenten aus dem Groß- und Einzelhandel, um sich über Personaleinsatzprogramme sowie Zeiterfassungs- und Identifikationssysteme zu informieren. Veranstalter ist der Systemhersteller Torex Retail, Ritterhude.

Schwankender Personalbedarf ist für den Handel charakteristisch. Eine effiziente Planung mit dem Ziel der Kostenreduktion und einem verbesserten Service auf der Fläche rückt zunehmend in den Fokus.

Personalkosten stellen in vielen Unternehmen mit Abstand den größten Kostenblock dar. Sie machen im Durchschnitt schätzungsweise rund 50 Prozent der Gesamtkosten im Einzelhandel aus.

"Bei stagnierenden Umsätzen und gestiegenen Ladenöffnungszeiten ist eine Personalkostenkontrolle ein Wettbewerbsvorteil", leitete Martin Güldenpfennig, Geschäftsführer Torex Retail Workforce Management Solutions GmbH, Ritterhude, die Konferenz ein. Zu den systematischen Bedarfstreibern gehören Kundenfrequenz und Umsatz.

Viele Händler planen manuell

Die Personaleinsatzplanung wird in der Handelsbranche noch überwiegend manuell, das heißt auf dem Reißbrett oder mit Hilfe von Excel-Tabellen, erstellt. Verknüpft ist die Planungsorganisation mit der Zeiterfassung. Sie kann an entsprechenden Terminals, händisch oder am PC dokumentiert werden.

Einige Handelsunternehmen, wie beispielsweise Kaufland, haben sich für die Negativ-Zeiterfassung entschieden. Das heißt, der Mitarbeiter kommt und geht zu den vereinbarten Zeiten. Die Arbeitspläne können rollieren - sie wechseln von Woche zu Woche.

Dass das Thema Personaleinsatzplanung von elementarer Bedeutung ist, haben sowohl Valora in der Schweiz als auch Esprit erkannt. Beide entschieden sich für Torex-Retail-Lösungen.

Valora verbindet die Systemeinführung mit einer Managementumstrukturierung. Das Unternehmen unterhält rund 1 200 kleinflächige Verkaufsstellen in der Schweiz. Dazu gehören vor allem Kioske und Bahnhofsbuchhandlungen sowie Convenience-Läden.

Neue Struktur im großen Stil

Mit dem Projekt "Pegasus" will Valora nicht nur die Marktpositionierung, das Marketing, die Kommunikation und das Sortiment vereinheitlichen, sondern auch die Basis für eine Neustrukturierung der Führungsorganisation schaffen mit dem Ziel einer optimalen Einsatzplanung der Mitarbeiter, erläutert Martin Blöchlinger, Inhaber und Geschäftsführer der Effizienta GmbH, dem Realisierungspartner von Valora.

Eingeführt wird ein Personalpool. Zwar werden die Mitarbeiter direkt von den Verkaufsstelle eingestellt, sie können aber über den Pool innerhalb einer regionalen Verkaufsgruppe flexibel eingesetzt werden .

Geplant wird mit Hilfe der Software "Lucas WM". Die Verkaufsmitarbeiter übernehmen die ermittelten Schichten. Planzeit ist Arbeitszeit. Eine Zeiterfassung gibt es so nicht. Verantwortlich für die Personaleinsatzplanung sind die Regionalleiter, die künftig anstelle von 60 nur noch für bis zu zehn Verkaufstellen zuständig sind. Jeder Gruppenleiter hat außerdem eine eigene Verkaufsstelle. Er übernimmt für alle lokalen Gruppenmitglieder auch die wirtschaftliche Verantwortung.

Piloten sind die Vorreiter

Ab Juni sollen die Regionalleiter sukzessive an die erforderlichen Kontrollaufgaben herangeführt werden. Derzeit arbeiten 19 Piloten mit dem neuen Softwareprogramm. Gleichzeitig werden neue Kassensysteme eingeführt. Ziel ist eine flexible Personaleinsatzplanung, "hinter der nichts mehr vertuscht werden kann und gleichzeitig die beste Verkaufsstelle zum Vorbild für alle anderen wird", sagte der Referent.

Auch Esprit geht es um Transparenz und Einheitlichkeit. "Lucas" soll lokale Programme ablösen. Ziel ist es, den Personaleinsatz gemessen an der Kundenfrequenz zu errechnen. Damit sollen die Planungsarbeit vereinfacht und die Kosten reduziert werden.

Der Textilfilialist will mit dem Programm vor allem die Beratung auf der Fläche stärken. "Wir haben Kunden, die die Läden wieder verlassen, weil sie keinen Ansprechpartner gefunden haben", sagte Nam Hoang Dong, Systems Coordinator HR Global Esprit Europe GmbH.

Transparente Lösung gesucht

Die Arbeitszeiterfassung wird bei Esprit in den Ladenkassen integriert. Diese Daten werden an das Lohn- und Gehaltssystem transportiert, wobei hier national unterschiedliche Programme im Einsatz sind.

"Unser Ziel ist ein einheitliches Reporting," so Hoang Dong. Operativer Projektstart war im Februar in Belgien in fünf Läden. Belgien bot sich an, weil dort eine heterogene IT-Landschaft vorlag und es mehrsprachig ist. Es gibt zwei "französische" Läden in Brügge und drei "niederländisch sprechende" in Antwerpen, Gent und Brügge.

Die Boutiquen beschäftigen je nach Größe acht bis 40 Mitarbeiter. Die Personaleinsatzplanung wird in Belgien drei Wochen im Voraus ermittelt. Nach Belgien folgen unter anderem Deutschland, die Niederlande, Luxemburg und die Schweiz.

Nicht nur der Not gehorchen

Viele Unternehmen hätten der Not gehorchend zu viel Personal abgebaut, erläuterte Georg Leibinger, Geschäftsführer der gleichnamigen Unternehmensberatung, den Kongressteilnehmern. Heute ginge es viel mehr um Effizienz. Er warnte jedoch: "Ein unsachgemäß eingeführtes PEP-System verursacht mehr Kosten, als dass es zur Umsatzsteigerung beiträgt".

Bezüglich der Zeiterfassung riet der Berater den Führungskräften, ihren Mitarbeitern "die Angst vor Minusstunden" zu nehmen. Überstunden demonstrieren zunächst Engagement. Wenn ein Arbeitgeber einen Angestellten in einer Flaute bittet, Minusstunden auflaufen zu lassen, könne er diese dann in Hochzeiten nicht als Erpressungskapital nutzen. "Man muss die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen." Schlüssel sei hier eine sensible Personalführung. Jahresarbeitszeitkonten könnten für den richtigen Ausgleich sorgen.

Thematisiert wurden auf der Veranstaltung auch Zutrittskontrollsysteme, wie sie beispielsweise Lebensmittelhersteller einsetzen. Die meisten biometrischen Systeme haben sich in Deutschland nicht durchgesetzt, wie die Iris-, Gesichts, Hand- und Spracherkennung.

Lutz Siegert von der Kaba Benzing GmbH erklärte, dass die Iriserkennung nicht mit Laser-Technik sondern mit einer Kamera funktioniert und damit keine gesundheitlichen Schäden verbunden sind. In Deutschland setze man eher auf den "Fingerprint". Der Umgang damit sei leicht, das Verständnis groß, die Technik sicher. (juh)

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