Wer kommt wann und wo zur Arbeit

von Judit Hillemeyer
Freitag, 13. April 2007
Christof Leiber
Christof Leiber
Lästig aber notwenig - die Personaleinsatzplanung. Lange Zeit wurde die Nutzung digitaler Systemlösungen im Einzelhandel skeptisch betrachtet. Aldi Süd übernahm im Handel mit seinem Arbeitszeitmanagement eine Vorreiterrolle. Nun ziehen andere nach. Jüngst entschieden sich die Edeka-Gesellschaft Rhein-Ruhr und Max Bahr für ein Atoss-Programm.



Der Markt der Systemanbieter wie der -anwender ist in Deutschland stark fragmentiert. Es gibt internationale Softwarehäuser mit branchenübergreifenden Komplettlösungen ebenso wie regionale Systementwickler, die kleine Nischen besetzen.

Die Unübersichtlichkeit auf Seiten der Programmanbieter spiegelt sich auch bei den Anwendern wider: Personaleinsatzpläne werden entweder noch per Hand, mittels selbsterstellter Exceltabellen oder IT-gestützt erstellt. Einheitliche Systeme gibt es oft selbst in ein und demselben Unternehmen nicht.

Lange reagierte der deutsche Einzelhandel zurückhaltend auf elektronische Lösungen. Doch es scheint Bewegung in den Markt zu kommen. Im vergangenen Jahr entschied sich, unabhängig von der Kölner Zentrale, die Rewe Dortmund für das Programm von PEP-Fechtig. Max Bahr sowie die Edeka-Genossenschaften Südbayern, Südwest und jüngst Rhein-Ruhr wählten die Retail-Solution von Atoss.

Während Esprit mit der britischen Torex Retail arbeitet, implementiert Nordsee Fisch-Spezialitäten das Programm der In-Vision Software. Und es gibt Individuallösungen: Der Juwelier-Filialist Christ entwickelte mit der Görtz-IT-Tochter Ethalon ein eigenes System für die Personaleinsatzplanung.

Kundenfrequenz ist messbar

Ausgefeilte Software prognostiziert den Personalbedarf im Voraus: Zu den Bedarfstreibern gehören Kundenfrequenz, Bondaten, Marketingaktionen, Umsatz, Feiertage und das Wetter. Verknüpft werden diese Daten mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und deren Qualifikation. Ob nun "aus dem Bauch heraus" oder IT-gestützt, Markt- und Filialleiter planen Teil-, Vollzeit und Aushilfskräfte wöchentlich ein.

"Je länger die Ladenöffnungszeiten und je schwankender die Kundenfrequenz, desto größer die Herausforderung", so Christof Leiber, Vorstandsmitglied der Atoss AG, München. "Ziel ist grundsätzlich die Verknüpfung von Wirtschaftlichkeit und Effizienz sowie die Vermeidung von Leerzeiten." Im Vordergrund steht bei vielen Anwendern "die benutzerfreundliche und unternehmensspezifische Gestaltung der Oberfläche", sagte Elke Jäger, Marketing-Direktorin bei Atoss.

Elke Jäger
Obwohl die Personaleinsatzplanung im serviceorientierten LEH komplexer ist als im Discount, arbeitet Aldi Süd bereits seit 2003 mit einem Arbeitszeitmanagement und setzt damit aus Atoss-Sicht einen Meilenstein in der Handelsbranche. Die Leiter der 1500 Märkte planen und verwalten damit die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter.

Mit der IT-Lösung wollte der Discounter die Filialleiter bei der Personaldisposition entlasten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Lohnabrechnung ohne großen administrativen Aufwand abläuft. Die "Time Control"-Systemschulung für die Führungskräfte erfolgte durch die Bezirksleiter im Multiplikationsverfahren.

Magnettafeln mit Einsatzplänen sowie Papierstapel mit Stundenlisten, Arbeitszeit- und Urlaubssalden gehören damit der Vergangenheit an. Alle Informationen sind im System innerhalb einer Maske abgebildet.

Auch die Mitarbeiter haben Einblick in ihren Einsatzplan und ihre Saldenstände - die relevante Maske erscheint als Bildschirmschoner auf dem filialeigenen PC. Die Zeiterfassung erfolgt nach dem Negativ-Prinzip.

Gibt es keine Abweichungen, werden die Soll-Stunden zur Ist-Zeit und an das Lohn- und Gehaltssystem übergeben. Zuschläge werden automatisch berücksichtigt. Im Vergleich: Lidl arbeitet noch traditionell mit speziellen Papierbögen, auf denen handschriftlich die Stundenpläne erstellt werden. Ein Verfahren, das im Einzelhandel nicht ganz unüblich ist.

Dass diese Branche erst langsam auf den digitalen Trichter kommt, hat mehrere Gründe. Wie so häufig steht bei Softwareentwicklungen zunächst die Bedarfssituation der Industrie im Fokus. Nachfrage und Angebot gehen hier Hand in Hand. Lebensmittelproduzenten arbeiten bereits mit entsprechenden Lösungen.

Industrie hat Vorsprung

Zu den Atoss-Kunden gehören beispielsweise Coca-Cola, Meggle, Nordmilch und Ritter Sport. Doch die Medaille hat zwei Seiten, denn die Einzelhandels-Klientel lässt sich nicht leicht von IT-Lösungen überzeugen und Personalthemen gelten als heikel.

Diese Erfahrung machte kürzlich Wal-Mart in den USA. Der Einzelhändler entschied sich Ende vergangenen Jahres im Heimatland für die Einführung einer digitalen PEP-Lösung.

Mit der Computerplanung will sich der US-amerikanische Handelsriese auf schwankende Kundenfrequenzen in seinen Märkten einstellen. Gewerkschaften und Mitarbeiter liefen Sturm. Sie befürchteten Einkommensverluste durch den Wegfall fester Arbeitszeiten.

Zunehmend entscheiden sich deutsche Einzelhändler für die elektronische Personaldisposition. Die Selbstständigen im LEH scheinen hier besonders aktiv zu sein. Sie betonen auch, im Vordergrund stünde neben einer Arbeitsentlastung eine effiziente Planung und nicht die Personalreduktion. (juh)

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