Personal flexibel einplanen

von Judit Hillemeyer
Freitag, 07. Oktober 2005
Foto: LZ-Archiv
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Mitarbeiter bedarfsgerecht auf der Verkaufsfläche einzusetzen, streben alle Einzelhändler an. Flexibilität, Optimierung des Servicegrades, Abdeckung der Ladenöffnungszeiten und Personalkosten spielen dabei eine wesentliche Rolle.



Personaleinsatzplanung bei schwankendem Bedarf - ein bewegendes Thema. Arbeitszeit und Personalbedarf müssen gekonnt aufeinander abgestimmt werden und das bei personeller Mindestbesetzung.

Die organisatorische Herausforderung heißt Flexibilität. Die operative Planung liegt dezentral bei den Filialleitern - die Systematik entscheidet die Zentrale. So planen einige ihren Mitarbeitereinsatz auf Papier, andere nutzen Exel-Dateien und manche spezielle Softwareprogramme.

Typische Bedarfstreiber im Handel sind Umsatz, Kundenfrequenz, Bediendauer, Saison, Wetter, Werbekampagnen. Anhand dieser Werte kann der Personalbedarf für ein bestimmtes Zeitintervall elektronisch errechnet werden.

Kombiniert werden die Werte mit der zur Verfügung stehenden Anzahl der Mitarbeiter und den praktizierten Arbeitszeitmodellen. Aldi-Süd nutzt seit 2001 eine Atoss-Lösung.

In 1.500 Filialen werden die Arbeitszeiten von 20.000 Voll- und Teilzeit- sowie Aushilfskräften den schwankenden Kundenzahlen - auch kurzfristig - angepasst. Die Verwaltung und Planung der Arbeitszeiten liegt in den Händen der Filialleiter. Ein Motiv des Discounters ist, Leerlaufzeiten zu vermeiden.

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Kaiser's Tengelmann entschied sich für eine Individuallösung. Zwischen 1999 und 2001 wurde "PEP 2000" eingeführt. "Unser Ziel ist der effiziente Mitarbeitereinsatz und die Erhöhung des Servicegrades", sagt Michael Ziebarth, Fachtrainer u.a. für die Personaleinsatzplanung bei Kaiser's Tengelmann. Personalabbau habe sein Unternehmen mit diesem Programm nicht betrieben. Um die Mitarbeiter flexibel auf der Fläche einsetzen zu können, führt das Unternehmen Jahreszeitkonten.

Laut Betriebsvereinbarung sind 20 Minus- und Plusstunden pro Monat zulässig. "Dieses Potenzial nutzen unsere Marktleiter", so Ziebarth. Tertial überprüft die Zentrale, dass es hier nicht zu Ausreißern kommt.

So wird beispielsweise in der Vorweihnachtszeit entsprechend mehr gearbeitet - die anfallenden Überstunden werden in traditionell schwachen Monaten wie Januar und Februar abgebummelt. Der Stand der aktuellen Arbeitszeitkonten wird auf den Gehaltszetteln dokumentiert. Ein Modell, das bei den Angestellten gut ankomme.

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Lebensarbeitszeitkonten werden in der Einzelhandelbranche ebenso so wenig praktiziert wie völlig variable Arbeitszeitmodelle: "Wir wollen keine Arbeitskräfte auf Abruf", so Ziebarth. Dennoch "setzt der LEH im Vergleich zu anderen Handelsbranchen sein Personal relativ flexibel ein", so Harald Wosch, Senior Key Account Manager und verantwortlich für die Business Unit Retail bei dem System Atoss für das Arbeitszeitmanagement.

Die Arbeitsschichtmodelle im Einzelhandel - in der Regel drei- oder zweieinhalbgliederig - sind eher starr. In der Praxis werden Teilzeitkräfte an fest definierten Tagen und nicht gemessen an Umsatzspitzen eingesetzt.

Nach vorn rollierende Schichtmodelle orientieren sich am schwankenden Bedarf. Das heißt, die im Schichtsystem beschäftigten Mitarbeiter wechseln beispielsweise innerhalb einer Woche zwischen Früh- und Spätdienst. Aber es soll auch Vorreiter geben. So strebe eine großer Textilhändler "die totale Flexibilisierung" an, sagt Wosch.

Die Arbeitszeit soll sich am Bedarf orientieren. "Das heißt, die Mitarbeiter wissen heute noch nicht, wann und ob sie an Silvester arbeiten." Hier empfehlen Industrie- und Handelskammer allerdings für Arbeitnehmer überschaubare Modelle.

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Flexibilität ja - Zeiterfassung nein. Eine effektive Ist-Zeit-Erfassung mit Stempeluhren gibt es in den Märkten nicht, denn Stechuhren sind verhältnismäßig teuer. Einige arbeiten mit so genannter Negativ-Zeiterfassung - die geplanten Arbeitszeiten werden anhand der tatsächlichen korrigiert. Bei Kaiser's Tengelmann werden Arbeitszeitbeginn und -ende vom Marktleiter manuell (vom Mitarbeiter bestätigt) festgehalten und in dem System hinterlegt.

Arbeitszeitflexibilisierung zieht sich durch alle Branchen. Viele Einzelhandelsunternehmen wissen, dass das Arbeitszeitmanagement bereits die halbe Miete ist. "Der optimale Einsatz der Mitarbeiter sollte vor dem Aspekt der Personalkostensenkung stehen", rät Wosch. Auch wenn das ein Ergebnis sein könne, so gehe es in erster Linie um eine Servicegradverbesserung für eine höhere Kundenabschöpfung. (juh)

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