Personalmanagement Jermi macht Qualifizierung transparent

von Redaktion LZ
Freitag, 09. September 2016
Überblick behalten: Den Mitarbeitern kann man nicht ansehen, ob ihr Wissen noch auf dem neuesten Stand ist.
Fromm
Überblick behalten: Den Mitarbeitern kann man nicht ansehen, ob ihr Wissen noch auf dem neuesten Stand ist.
Die wachsende Zahl von Pflicht-Fortbildungen aufgrund neuer Anforderungen an die Lebensmittelherstellung ist eine Herausforderung für viele Personalabteilungen der Branche. Der Ulmer Käsehersteller Jermi schafft Transparenz durch eine Software.

Melanie Geldhauser hat neuerdings den schnellen Überblick. Kommen Lebensmittelprüfer ins Haus, kann die Personalentwicklerin des Ulmer Käseherstellers Jermi sofort die Qualifizierungen und Pflichtfortbildungen von jedem der 400 Mitarbeiter nachweisen.

"Die Anforderungen an Prozesssicherheit und die Qualität von Lebensmitteln werden zunehmend durch privatwirtschaftliche Qualitäts- und Markenprogramme vorgegeben", weiß Sieglinde Stähle, die wissenschaftliche Leiterin des Bundes für Lebensmittelrecht und Lebensmittelkunde (BLL). Ein Beispiel dafür sind die International Featured Standards (IFS). Deshalb durchlaufen Hersteller neben externen Überprüfungen zusätzliche Audits, so Stähle.

Mit jedem weiteren Audit, jedem weiteren Mitarbeiter und jedem weiteren Seminar wurde es für Melanie Geldhauser bei Jermi schwieriger, den Überblick über die Pflichtfortbildungen zu behalten. Mit einfachen Excel-Listen ließ sich die Komplexität schlicht nicht mehr bewältigen: Eine professionelle Lösung musste her. Und die fand die 29-jährige BWLerin mit Studienschwerpunkt Personal nach etlichen Recherchen und Präsentationen beim Spezialisten Easysoft. Seit Dezember 2015 arbeitet sie mit der Software: "Das Programm ist sehr genau und transparent."

Beispielsweise bekommt sie eine Vorwarnung, wenn die Pflichtschulung eines Mitarbeiters abläuft. Der Datensatz ist nach einem Ampelsystem dann orange gefärbt und zwar 90 Tage bevor die Qualifizierung erlischt. Sie hat den Ablauf ihren Bedürfnissen angepasst, denn mit Schichtbetrieb, Urlaub und arbeitsintensiveren Aktionen benötigen die Angestellten einen größeren zeitlichen Vorlauf. Die Personalerin informiert die Betreffenden dann über mehrere mögliche Termine für die notwendigen Seminare.

Hygieneschulungen und Arbeitssicherheit betreffen alle Mitarbeiter. Die Qualitätsschulung HACCP – Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte – müssen fast alle Produktionsmitarbeiter durchlaufen. Außerdem muss das Wissen ausgewählter Mitarbeiter über Brandschutz, Reinigungsmittel oder Energiemanagement regelmäßig aktualisiert werden. Insgesamt bietet die Personalabteilung jährlich 120 Seminare an. Rund 85 Prozent der Maßnahmen decken 16 hausinterne Dozenten ab. Für spezielle Themen wie den Ausbilderschein, Kesselwartung oder Sprinkleranlagen sind externe Dozenten gefragt.

Der Vertriebschef von Easysoft aus St. Johann kennt das Problem nicht nur aus der Lebensmittelindustrie. Eine wachsende Zahl von Qualifikationen und damit steigende Anzahl von Nachweisen gibt es auch in der Automotive Branche, bei Banken oder Baufirmen. "Manchmal reichen schon 300 Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Qualifikationen und Ablaufterminen, damit Personalentwickler auf eine verlässliche Software angewiesen sind", weiß Vertriebsmann Friedhelm Seiler.

Jermi verarbeitet jährlich 11.000 Tonnen Milch zu Schmelz- und Frischkäsespezialitäten und weitere 14.000 Tonnen Hart- und Schnittkäse zu Scheiben und Stücken. Bei den im Schnitt fünf jährlichen Audits durch unabhängige Auditoren nach IFS sowie Bio- und speziellen Kunden-Audits würden fehlende Qualifizierungen sofort ins Auge springen. Die Personalentwicklerin ist sich aber sicher, dass ihr aufgrund der Software nichts mehr durch die Lappen geht: "Eigentlich ein simples Tool, durch das wir die Sicherheit erhöhen und unsere Qualität verbessern."

Zusammen mit Easysoft-Berater André Fälker hat sie im vergangenen Jahr an drei Tagen das System eingerichtet und an die Bedürfnisse des inhabergeführten Betriebs angepasst. Jermi setzte 2014 rund 105 Millonen Euro um, davon zwei Drittel in Deutschland, knapp 20 Prozent im Export und 16 Prozent als Food Industy Service. Viele Abläufe haben die beiden gemeinsam durchdacht, um der Personalerin die alltägliche Arbeit zu erleichtern. Momentan geht es Geldhauser darum, die Arbeitsabläufe für die Pflichtschulungen neu zu strukturieren: Künftig sollen nämlich die Abteilungen die erfolgten Qualifizierungen selbst eintragen. Dazu muss sie den Kollegen die wichtigsten Funktionen der Software beibringen. Davon erhofft sie sich eine weitere zeitliche Entlastung.

(leo)

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