Endlich Schluss mit Chaos und Zettelwirtschaft

von Redaktion LZ
Freitag, 02. Juli 2004
LZ|NET. Die Gründe, sein Personal optimaler einzusetzen, sind im Handel überall die gleichen: wachsender Wettbewerb, sinkende Ertragskraft auf bestehender Verkaufsfläche und sinkende Produktivität pro Mitarbeiter.



Die Knauber-Freizeitmärkte, Douglas-Parfümerien und der Rewe-Kaufmann Schulenburg berichten über ihre Erfahrungen mit dem System zur bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung MZS-Net der Hoffmann Datentechnik GmbH.

Zweck des modularen Zeitwirtschaftssystems (MZS) sind ein gezielter Personaleinsatz - ohne Über- oder Unterbesetzung - und kürzere Bearbeitungszeiten bei der Planung. Durch eine genaue Abrechnung sollen Personalkosten gespart werden können.

Dass dies alles funktioniert, bestätigt Hasan Cürük, Leiter Organisation und Datenverarbeitung der Carl Knauber Holding GmbH & Co. KG, Bonn. Das mittelständische Unternehmen beschäftigt 1.200 Mitarbeiter, davon 900 in den neun Freizeitmärkten.

Dort sah der Status quo der Personaleinsatzplanung bis vor kurzem folgendermaßen aus: Die Planung erfolgte auf Papier in den Abteilungen, diese wurden auf einen Aushang für die Filiale übertragen.

Korrigiert wurde ebenfalls auf Papier in der Abteilung. Die Ist-Zeiten wurden in Excel-Tabellen eingegeben, per Taschenrechner die Arbeitszeiten kontrolliert. An Bedarfs- oder Kundenzahlen wurde sich kaum orientiert.

Arbeiten mit Exel-Tabellen

Neun Filialen mit jeweils rund 15 Abteilungen hatten 135 verschiedene, teilweise handschriftliche Pläne - das sind 7.020 pro Jahr.

Um diesen, laut Cürük "katastrophalen" Zustand abzustellen, wurde in den Freizeitmärkten im Juni des Jahres MZS-Net der Hoffmann Datentechnik GmbH, Ritterhude, eingeführt.

Aber es gab noch weitere Gründe: Cürük nennt wachsenden Wettbewerb, sinkende Ertragskraft auf bestehender Verkaufsfläche und die sinkende Produktivität pro Mitarbeiter.



Aber auch veränderte Öffnungszeiten und Einkaufsverhalten der Kunden seien ein Motiv. "Wir wollen zurück zur Produktivität von 1999", lautet das Ziel.

Dazu müsse eine Harmonisierung in allen Märkten geschaffen werden. Cürük meint damit die "Abschaffung der Zettelwirtschaft" und vereinheitlichte Zuschlagsregelungen.

Ein an der Kundenfrequenz orientierter Personaleinsatz sorge für eine verbesserte Servicequalität und führe zu einer Steigerung des Umsatzes.

Transparenz für Mitarbeiter

Durch die Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte - auf einen Blick sind Über- und Unterstunden ersichtlich sowie der Bedarf, wann wieviel Personal gebraucht wird - senkt Knauber seine Personalkosten: Überbesetzungen entfallen. Die eingeführte Jahresarbeitszeit macht die Planung noch flexibler.

Cürük weist auf eine Besonderheit bei Knauber hin: So ist keine elektronische Zeiterfassung gewünscht, ausschließlich die Negativzeit wird erfasst. Zudem soll die Software die Unternehmensstruktur abbilden und zentralseitig zu verwalten sein.

Weitere Anforderungen: Besonderheiten des Handels und schwankender Mitarbeiterbedarf je nach Saison, im Tagesverlauf und besonders an Samstagen müssen berücksichtigt werden, dazu der abteilungsübergreifende Einsatz von Mitarbeitern.

Auch Thorsten Schulenburg, Geschäftsführer des gleichnamigen Rewe-Centers in Dortmund, bereiteten Öffnungszeiten von 78 Stunden pro Woche, schwankende Kundenfrequenzen pro Stunde und Tag sowie steigender Ertragsdruck durch die Ansiedlung von Discountern in unmittelbarer Nähe Probleme.

Durch den Einsatz von MZS-Net gelang es ihm, das Ergebnis zu verbessern, Personalkosten einzusparen und die Servicequalität zu erhöhen.

Wert legt der selbstständige Rewe-Händler auf die Feststellung, dass Einsparung von Personalkosten eben nicht immer mit Personalabbau einhergehen muss. Durch die Planbarkeit des Einsatzes könne er vielmehr sein Risiko minimieren und seine Reaktionsfähigkeit und -geschwindigkeit steigern.

Die Wahl der Arbeitzeiten

Wie Schulenburg berichtet, gehen seine Mitarbeiter zudem motivierter ans Werk. Ihr persönliches Wertempfinden werde gefördert: Es würden nicht nur Stunden gespart, sondern die Mitarbeiter nach ihren Qualitäten optimal eingesetzt.

Parfümeriefilialist Douglas arbeitet mit der abgespeckten Form des MZS-Net "easy-PEP". Die Module von MZS waren für die Hagener zu komplex und umfangreich, nur Teile davon wurden zur Unterstützung für Stammdaten, Planung und Zeiterfassung benötigt.

Gezielt ausgebaut werden sollten dagegen die Wahl-Arbeitszeiten. "Da in den Filialen keine IT- und PEP-Experten zur Verfügung stehen, steht hier ein einfaches Handling im Vordergrund", so Jörg Strüning, Leiter IT National bei Douglas.

Die "Wahl-Arbeits-Zeit" (WAZ) erfolgt nach Vorgaben der Filialleitung auf Basis der Umsatzplanung und des Stundenumsatzprofils. Bei der Kontoführung werden nur Nettostunden erfasst.

Nachdem zunächst nur Großraum-Filialen mit zusätzlicher Hardware und Easy-PEP ausgestattet worden waren, begann Ende 2002 der flächendeckende Ausbau einer IT-gestützten PEP.

Derzeit arbeiten 30 Filialen damit. Grund ist auch hier der wachsende Druck, der zu einem effektiven Personaleinsatz zwingt. Künftig soll die PEP-Infrastruktur mit dem Management verzahnt werden.

Sie haben Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel?
Schicken Sie eine Email an die Redaktion.

Hier können Sie die Nutzungsrechte an diesem Artikel erwerben.

Meistgelesen

stats