Das Archiv ist tot, es lebe das Archiv

von Judit Hillemeyer
Freitag, 18. August 2006
Physische Personalakten gibt es beim Discounter Plus nicht mehr. Sie wurden alle digitalisiert. Ein zentraler Server steht in Mülheim. Zwei Verwaltungsstellen, am Hauptsitz in Mülheim und in Ottendorf-Okrilla, pflegen das Archiv.



Ohne Computer sind viele Abläufe im Wirtschaftsleben kaum mehr vorstellbar. Die Personalakte war davon lange Zeit ausgenommen. Man trat ins Archiv und griff sich die Mappen Müller, Schulze, Schmidt. Doch Handarchive sind Dinosaurier - sie verschlingen stetig Schriftverkehr.

Um verwaltungstechnisch alles in einer Hand zu haben, entschied sich Plus für eine Zentralisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Hauptsitz und die physische Zusammenführung der Personalmappen an zwei Verwaltungsstätten.

Paternoster trifft Hängemappe

Die Zusammenlegung der Akten in Mülheim und Ottendorf brachte Schwierigkeiten mit sich. Es trafen physisch unterschiedliche Archivsysteme aufeinander.

Aus Hamm kamen abschließbare Stahlschränke, aus Verden und Hannover ein 5 Tonnen schweres Paternostersystem. Diese Aktenführung war mit der vorhandenen Hängeregistratur in Mülheim nicht kompatibel. Gewicht, Größe und Platzmangel zwangen dazu, unterschiedliche Lagerplätze zu definieren.

Der Zentralisierung vorausgegangen war eine Neustrukturierung der Verkaufsregionen. Aus ursprünglich sechs Einheiten wurden zwölf, die 200 bis 250 Filialen administrieren. Das entspricht im Durchschnitt 2.500 Mitarbeitern pro Region. Zur Akteneinsicht wurden einzelne Mappen dorthin verschickt und waren damit für die Personalverwaltung nicht mehr unmittelbar greifbar.

Schluss mit dem Leidensdruck

"Um dem Leidensdruck ein Ende zu bereiten, entschieden wir uns in Absprache mit dem Betriebsrat für eine optische Archivierung", so Oliver Arndt, Hauptabteilungsleiter der Personalverwaltung bei der Plus Warenhandelsgesellschaft mbH in Mülheim, mit einem Server am Hauptsitz.

Ohne externe Hilfe wäre dieser Prozess nicht zu bewältigen gewesen. Pragmatisch, alphabetisch scannte der Dienstleister Behrens & Schuleit pro Woche 1 000 Akten im Auftrag des Discounters. Sie wurden eigens dafür in Aluminiumkisten mit Vorhängeschlössern transportiert. Die Altakten wurden ein Vierteljahr nach dem Erfassen vernichtet.

Damit beim Erfassungsprozess sichergestellt ist, dass Person und Akte richtig zugeordnet werden, wurde auf die Identifizierung mittels Personalnummer verzichtet. "Das Risiko eines Tippfehlers und die Kosten waren uns zu groß", so Arndt. Deshalb entschied sich Plus für Barcodetechnik.

Das elektronische Archiv hat sechs Register - differenziert nach Gehalt, Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen, Reisekosten und Firmenfahrzeug. Jede Mappe schließt mit der Altakte ab, so wie sie in der Originalsortierung gescannt wurde.

Systematische Migration

Projektstart war Februar 2001 in Mülheim. Als digitales Archiv diente zunächst "Arcis" von Siemens. 2002 erfolgte die Umstellung in Ottendorf, in der zweiten Jahreshälfte die Migration auf "Filenet". 2003 lagen in diesem System alle Personalakten vor. Seitdem pflegt die Plus-Personalverwaltung das Archiv selbst.

In Mülheim werden heute die Akten von rund 14.500 und in Ottendorf von 14.200 Mitarbeitern verwaltet. Mittels jeweils einem Scanner pro Verwaltungsstandort und der Strichcodetechnik wird der Schriftverkehr digitalisiert und elektronisch sortiert. "Heute liegt ein Dokument nach Posteingang innerhalb von drei Tagen digital in der Personalakte vor", so Arndt.

"Wir haben während des Umstellungsprozesses gelernt", betont Heiko Herfeld, Abteilungsleiter der Plus Personalverwaltung. "Dabei ist nicht das Scannen, sondern der Workflow wesentlich."

Millionenfach gesannt

Er und Arndt sind von der digitalen Personalmappe überzeugt: Qualität und Recherche haben sich verbessert. Die Lösung ist raumsparend. Temporär können außerhalb der Personalverwaltung Zugriffs- und Druckberechtigungen erteilt werden.

Bis heute wurden mehr als vier Millionen Papierbelege digitalisiert. Die Hälfe davon erfasste Behrens & Schuleit. Hinzugekommen sind acht Millionen Schriftstücke aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

In der Tengelmann-Gruppe steht Plus mit der elektronischen Personalmappe nicht alleine da. Auch KiK und Kaiser's Tengelmann haben auf das optische Archiv umgestellt. (juh)

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