Reisekosten gezielt reduzieren

von Judit Hillemeyer
Freitag, 20. Mai 2005
Annelie Wigold, Miteigentümerin der Conn-Action eG in Hamburg
Annelie Wigold, Miteigentümerin der Conn-Action eG in Hamburg
Ob in der Lebensmittelindustrie oder im Einzelhandel: In fast allen Unternehmen fallen Reisekosten an. Mehr als 50 Mrd. Euro hat die deutsche Wirtschaft allein im vergangenen Jahr dafür ausgegeben. Dennoch fehlt in vielen Unternehmen ein kostenorientiertes Reisemanagement.



"Fehler beginnen, bevor Kosten entstehen, weil es keine Richtlinien gibt," so Annelie Wigold, Miteigentümerin der Conn-Action eG. Das Hamburger Unternehmen berät Firmen beim Geschäftsreisemanagement. Ohne entsprechende Vorgaben, sei an eine Verbesserung der Kostensituation nicht zu denken.

Zwar gäbe es in fast allen Unternehmen entsprechende Vorgaben. Sie seien jedoch meist mit Blick auf den Steuergesetzgeber erarbeitet und umfassten nicht das, was sie enthalten sollten. So ziehe kaum ein Mitarbeiter, wie vom Finanzamt gefordert, die Kosten für das Frühstück von der Hotelrechnung ab.

Optimiert werden könnten innerbetriebliche Abläufe. Häufig gehen die von Mitarbeitern eingereichten Abrechnungen durch viele Hände. In diesen Prozess seien auch Vorgesetzte und Sekretärinnen involviert, bevor in der Buchhaltung erneut gerechnet und abgezeichnet werde. Das koste Zeit und Geld.

Kreditkarten nutzen

Wigold empfiehlt eine so genannte Corporate Card, einer Kreditkarte, die auf den Namen und ein Konto des Mitarbeiters ausgestellt ist. Mit ihr können während der Geschäftsreise alle Rechnungen beglichen und sich bei Bedarf auch Bargeld aus dem Automaten geholt werden. Um nicht in Vorleistung treten zu müssen, wird der Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung möglichst schnell einreichen, betont die Beraterin.

Trotz der Vorteile, die eine Corporate Card biete, verfügten viele Unternehmen nicht über ein derartiges System, so Wigold. Wie bei einer Barauszahlung erhalte der Mitarbeiter nämlich nur dann sein Geld, wenn die Ausgaben den Reiserichtlinien entsprechen und eine detaillierte Abrechnung beigefügt ist.

Ein weiterer Punkt, bei dem sich in fast allen Fällen ebenfalls nicht wenig Geld sparen lässt, sind die Reisekosten selbst. Für Hotelübernachtungen, Linienflugtickets oder Mietwagen könnten Preisnachlässe von bis zu 40 Prozent ausgehandelt werden.

Eine Firma, deren Mitarbeiter nur wenige Male im Jahr in einem bestimmten Hotel übernachten, würden es allerdings schwer haben, eine Ermäßigung zu erhalten. Dennoch seien Kostensenkungen möglich, indem man ein professionelles Reisebüro für Geschäftsreisen in Anspruch nimmt. Dem sei es wegen seiner "Einkaufsmacht" in vielen Fällen möglich, auch bei wenigen Buchungen einen Preisnachlass herauszuholen.

Um die innerbetrieblichen Abläufe zu verbessern, empfiehlt Wigold die Anschaffung einer Software für Reisekostenabrechnungen. Die muss nicht nur auf die jeweils unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten sein, sondern auch in vor- und nachgelagerte Systeme, wie Buchhaltung und Personalwesen, integrierbar sein, also über die nötigen Schnittstellen zu der sonst verwendeten Software verfügen. (juh)

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