Risiko-Management Handlungsbedarf bei Compliance

von Julia Wittenhagen
Freitag, 01. April 2016
Unternehmenskultur entscheidet: Regeln allein können nichts ausrichten.
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Unternehmenskultur entscheidet: Regeln allein können nichts ausrichten.
Um Rechtsverstöße und Reputationsschäden zu vermeiden, wollen auch immer mehr kleine Unternehmen der Ernährungsindustrie Compliance-Maßnahmen einführen. Das zeigt eine Studie von AFC Consulting.

Wenn eine falsch deklarierte Zutat durch die Medien geht oder der Lebensmittelhersteller wegen Preisabsprachen mit Wettbewerbern horrende Geldstrafen an das Kartellamt zahlen muss, dann ist das Kind in den Brunnen gefallen. Dann sind das jahrelang aufgebaute Vertrauen der Kunden, aber auch Nettoerlöse ganz schnell aufgebraucht.

Oft beginnen gerade mittelständische Unternehmen erst zu diesem Zeitpunkt, eingespielte Abläufe auf rechtliche Risiken abzuklopfen, weiß Dr. Otto A. Strecker, Vorstand der Bonner AFC Consulting Group. Aber laut der aktuell von AFC vorgelegten Umfrage zum Thema Compliance ist Besserung in Sicht: Von 261 befragten Lebensmittelherstellern in Deutschland halten mittlerweile 85 Prozent Compliance für wichtig oder sehr wichtig, so die zentrale Aussage. "Die Brisanz ist erkannt in einer Branche, in der von der kommunalen Abwassersatzung bis zu internationalen Regelwerken rund 2.500 Normen und Gesetze erfüllt werden müssen", glaubt Strecker.

Für den AFC Compliance-Experten und Co-Autor der Studie, Stefan Knapp, steigt die Bedeutung des Themas, weil die Strafen etwa bei Kartellverstößen ruinös sein können: "Zu den Geldbußen der Kartellbehörden kommen immer häufiger noch zivilrechtliche Schadensersatzklagen der Kartellgeschädigten hinzu – wie der Fall des Zuckerkartells aktuell zeigt." Er weiß auch, dass das Kartellamt über sein anonymes Hinweisgebersystem immer mehr Tipps von Seiten der Mitbewerber bekommt.

Niedriger Umsetzungsgrad von Compliance in der Branche

Der Umsetzungsgrad von Compliance in der Ernährungsindustrie sei mit 33 Prozent zwar immer noch niedrig, ist aber seit der vorigen Erhebung um vier Prozent gewachsen. "Die großen Unternehmen tragen das Thema in die kleineren Unternehmen hinein", beobachtet der Berater. So bot die Rewe Group zusammen mit AFC ihren Lieferanten und Dienstleistern bundesweit ein Compliance Basis-Seminar an. Durch diese freiwillige Maßnahme unterstrich der Kölner Händler die Wichtigkeit des Themas insbesondere an der Schnittstelle zu Geschäftspartnern.

Herausforderungen beim Setzen von Standards.
AFC/LZ-Graphik
Herausforderungen beim Setzen von Standards.

Offenbar befürchten gerade mittelständische Unternehmen, Compliance-Maßnahmen personell nicht stemmen zu können. Knapp kann ihnen Berührungsängste nehmen: "Kommunikation und Haltung ist der Schlüssel dazu." In einer kleinen Firma könne es schon ausreichen, wenn der Chef seinen Mitarbeitern wenige praxisnahe Richtlinien im Umgang mit Kunden oder Lieferanten sehr ernsthaft ans Herz legt und diese durch Schulungen kommuniziert. "Wichtig: Er muss die Regeln vorleben und sollte sich selbst nicht jedes Wochenende vom Lieferanten in die VIP-Lounge seines Lieblings-Bundesliga-Vereins einladen lassen."

Gewisse einfache Mechanismen, wie das Vier-Augen-Prinzip bei Rechnungs- und Budgetfreigaben, versprechen schnelle Wirkung. Und: Nicht jede Abteilung hat einen Schulungsbedarf. Letztendlich sei die Ausgestaltung von Compliance-Systemen sehr individuell. In großen Unternehmen aber braucht das Kind nach Meinung der AFC-Berater einen Namen: "Einen Compliance-Beauftragten als Ansprechpartner, ein einsehbares Regelwerk mit Verhaltenskodex, Schulungen, Dokumentationen und Verfahrensanweisungen für definierte Geschäftsprozesse." Die ISO-Norm 19.600, aber auch der Prüfstandard IDW PS 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer, empfehlen sich darüber hinaus als Strukturierungshilfe bei der Einführung von Compliance-Maßnahmen.

Praxistaugliche Übersetzung von Gesetzestexten

Immer geht es um Prävention, um die praxistaugliche Übersetzung von Gesetzestexten in Arbeitsabläufe. Dabei können sich je nach Schwerpunkt Organisationsexperten oder Juristen der Umsetzung annehmen. Der Aufwand für die Einführung eines Systems reicht je nach Eigenleistung von einem kurzen Workshop zur Risikodefinition bis zu sechsstelligen Beträgen für ein ausgeklügeltes Modell.

Viel Fingerspitzengefühl ist wichtig: Wenn ein erfahrener Vertriebsmitarbeiter plötzlich gesagt bekommt, dass er Kunden nur noch für maximal 15 Euro zum Essen einladen darf, sorgt das für Unmut. Wird ihm unterstellt, dass er bestechen will? Wie soll er die neue Knauserigkeit kommunizieren? Daher gibt es für Stefan Knapp gute Gründe, eine externe Unternehmensberatung mit der Konzeption zu beauftragen. Auch Vertrauensleute von außerhalb einzubinden ist in seinen Augen sinnvoll, damit Mitarbeiter nicht zwingend ihren Chef fragen müssen, was erlaubt ist und was nicht.

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