Disposition der Arbeit verstärkt anpacken

von Judit Hillemeyer
Freitag, 04. November 2005
Tegut, Foto:LZ
Tegut, Foto:LZ
Meilenstein in der Personaleinsatzplanung: Eine webbasierte vollautomatische Lösung entwickeln Tegut und Globus gemeinsam mit dem Softwarehaus Glaukos.



"In die elektronische Warenwirtschaft hat der Einzelhandel viel investiert, die prozessorientierte Disposition der Arbeit wurde dabei sträflich vernachlässigt", sagt Robert Minkel, Leitung Leistung und Vergütung bei der Tegut Guterlet Stiftung & Co. in Fulda.

Das Unternehmen investiert derzeit in ein neues Warenwirtschaftssystem und in die Arbeitszeitdisposition. Letztere soll vollautomatisch auf Webbasis gesteuert werden. Kooperationspartner Teguts sind Globus und das Softwarehaus Glaukos.

Das gemeinsame Entwicklungsprojekt wurde im Frühjahr 2005 beschlossen. Der Startschuss fiel im Sommer dieses Jahres. Nach einem Feldversuch in vier Filialen im Jahr 2004 habe man sich für Glaukos als Partner entschieden.

Die bisherige Lösung "E-POS" wollen die drei Partner funktional erweitern und technologisch auf neue Füße stellen. Die Märkte sollen via Intranet Zugriff auf eine zentrale Datenbank haben, ohne die Hoheit der operativen Personaleinsatzplanung zu verlieren, erklärt Minkel.

Funktionen erweitern

Globus nutzt bereits seit 1995 die bisherige E-POS-Lösung in SB-Warenhäusern und wird nach Marktreife des Systems auf das browserorientierte Programm umsteigen. Zum Systemeinsatz und Rollout wollte sich Globus derzeit nicht äußern. Mit dem Rollout beginnt Tegut im Januar 2007. Das Programm wird dann an SAP gekoppelt.

Zum Anforderungsprofil an die Software gehört die Ermittlung des optimalen Personalbedarfs gemessen an Kundenfrequenzzeiten und Verfügbarkeit der Angestellten. Dabei sollen Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden.

"Wir wollen auch eine Arbeitszeitgerechtigkeit garantieren, damit Wochenendarbeit gleichmäßig verteilt wird", sagt Minkel. In dem Programm lassen sich Erst- und Zweitqualifikationen pro Mitarbeiter hinterlegen. Dokumentiert werden freie Tage sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten. Ein wesentlicher Anspruch: Die Lösung soll leicht bedienbar und selbst erklärend funktionieren.

Den Bedarf ermitteln

"Eine transparente Kundenfrequenz, an der sich der tatsächliche Bedarf orientiert, haben wir bislang nicht", meint Oliver Unger, Fachkraft für Personalcontrolling bei Tegut. Die Erfahrung der Marktleiter spiele hier eine enorme Rolle, ohne dass sie jedoch für den Stellvertreter immer nachvollziehbar sei.

Bei Tegut werden die Pläne derzeit, elektronisch unterstützt, manuell erstellt. Das ist keine Seltenheit im deutschen Einzelhandel, sondern entspricht eher dem Status quo. Die Individualsoftware, die seit 1989 im Einsatz ist, ist ein Erfassungsmedium und kein Planungsinstrument.

Geplant wird mit Hilfe von Excel oder auf dem Reißbrett. Dabei hat jede Filiale ihre eigene Datenbank. "Uns ist klar: Diese Lösung ist nicht mehr zukunftsfähig, um eine effiziente Personaleinsatzplanung zu betreiben", betonen Minkel und Unger. Derzeit wird die alte E-POS-Lösung in einigen Tegut-Märkten übergangsweise eingesetzt.

Planungsvorschläge erstellen

Das browsergestützte Programm soll vollautomatisch optimale Planungsvorschläge erarbeiten. Wann der Bedarf an Verkaufskräften am höchsten beziehungsweise am niedrigsten ist, wird anhand von Umsatzdaten und Bons pro Kasse im halbstündlichen Rhythmus, ermittelt, erklärt Minkel.

Diese Daten werden im System hinterlegt. Auf Basis dieser Informationen werden alle Funktionen wie Kassenbesetzung und -abrechnung, Bedientheken, der Obst- und Gemüse-Bereich sowie das Servicepersonal systematisch eingeplant.

In "schwachen Zeiten" sollen die Mitarbeiter dann Zweitaufgaben übernehmen. Der Personleinsatz bei der Warenverräumung, ist bei Tegut an einen Dienstleister ausgegliedert. Er soll ab 2007 auch mittels E-POS geplant werden.

Voll- und Teilzeitkräfte

"Mit diesem Programm verfolgen wir nicht die Idee eines Stellenabbaus", betont Minkel, "da wir bereits eine relativ dünne Personaldecke haben". Im Durchschnitt arbeiten in den Tegut-Märkten 41 Prozent Vollzeit- und 59 Prozent Teilzeitkräfte.

Das Verhältnis ist in den Filialen unterschiedlich ausgeprägt. Pro Markt sind je nach Größte zwischen 150 und 40 Mitarbeiter beschäftigt. Das Handelsunternehmen setzt weder auf gänzlich starre Fixarbeitszeiten noch auf völlige Flexibilisierung. "Wir brauchen allerdings die Flexibilität der Arbeitszeit, um die Ladenöffnungszeiten personell abdecken zu können".

Somit gibt es wöchentlich rollierende Schichtpläne. Innerhalb der Jahreszeitkonten müssen die Mitarbeiter mindestens ein Mal ein vollständig ausgeglichenes Zeitkonto haben. Auch die Grenzen von Minus- und Plusstunden sind klar geregelt.

Sämtliche Anforderungen an das System wurden mit dem Betriebsrat vereinbart und beschlossen. Die Schulungen für das neue Programm werden von Tegut durchgeführt. Dabei sollen 20 Filialleiter en bloc trainiert werden.

Investition in die neue Lösung

Das Investitionsvolumen des Softwarehauses für die neue Lösung, an der auch die Fachhochschule Trier beteiligt ist, beläuft sich laut Ferdinand Bierbrauer, Geschäftsführer der Glaukos Soft GmbH in Saalouis, auf rund 1 Mio. Euro. Tegut hat für sich ein Gesamtvolumen von einer halben Mio. Euro errechnet. Von Globus liegen keine Daten vor.

Die Web-Standardlösung soll auch anderen Handelsunternehmen und Branchen zugänglich gemacht werden. Die Vermarktung übernimmt Glaukos. "Das Anforderungsprofil ist vergleichbar", so Bierbrauer.

Große Chancen sieht er in der personalintensiven Logistikbranche. Das bisherige E-POS ist unter anderem bei Hornbach und Otto (Call-Center) im Einsatz. (juh)

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