Mit Arbeitszeit wirtschaftlich umgehen

von Judit Hillemeyer
Freitag, 10. November 2006
Der Buchhandel ist besonders beratungs- und damit personalintensiv. Bei Thalia gilt Service-on-Demand als Verkaufsprinzip. Um trotz des hohen Personalbestands wirtschaftlich zu bleiben, richtet die Buchgruppe ihren Personaleinsatz an der Kundenfrequenz aus. Mit einem Arbeitszeitmanagement gelang es in der Schweiz, die Überstunden innerhalb von sieben Monaten zu senken.



In der größten Filiale der Thalia Buchgruppe in Basel (3.200 qm) verkaufen insgesamt 180 Angestellte Literatur für jeden Bedarf. Das Unternehmen, das zum Douglas-Konzern gehört, beschäftigt in drei Schweizer Gesellschaften und 17 Filialen rund 570 Mitarbeiter - überwiegend in Teilzeit.

Die Nachfrageschwankungen im Buchhandel sind groß. So ist an einem durchschnittlichen Samstagnachmittag der Umsatz rund sieben Mal höher als am Montagmorgen. Um diese extremen Unterschiede ausgleichen zu können, sind flexible Arbeitszeiten und eine flexible Belegschaft erforderlich. Dazu gehören 400 verschiedene Arbeitszeitmodelle.

Einheitliche Strukturen

Um sich auf künftige Marktanforderungen vorzubereiten, rief die expandierende Buchgruppe ein umfangreiches Personalmanagement-Projekt ins Leben. Im Rahmen dieser unternehmensweiten Aktion sollten gewachsene Strukturen vereinheitlicht, der Personaleinsatz optimiert und Führungsinformationen verbessert werden.

Diese Ziele konnten nur mit Hilfe von IT-Instrumenten realisiert werden. Entwickelt wurden zwei Systeme, eines für Arbeitszeitmanagement und eines für Personalinformation beziehungsweise -abrechnung. In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzplanung manuell oder mit Hilfe von Excel-Listen durchgeführt.

Zeitdaten mussten mehrfach erfasst und übertragen werden, bevor sie für Lohnabrechnung und Personalstatistik zur Verfügung standen. Auswertungen waren erst am Ende des Monats möglich und außerdem noch lückenhaft. Den Personaldisponenten fehlten zudem wichtige Planungsdaten wie Soll-Besetzungen, Arbeitszeitsalden, Verfügbarkeiten und Wunscharbeitszeiten.

Ziel des Teilprojektes "Arbeitszeitmanagement" war es, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Personalbedarfsermittlung zu optimieren, zusammenzuführen und unternehmensweit zu vereinheitlichen. Entwickelt wurde die Lösung mit Hilfe des Systemdienstleisters Atoss und seinem Programm "Staff Efficiency Suite".

Die Installation der Software, der Testbetrieb in drei Filialen, die Schulung der Planer sowie der Rollout in allen 15 Filialen nahmen rund fünf Monate in Anspruch. Geleitet wurde das Projekt von einem Team mit Entscheidungs- und Durchsetzungskompetenz: ein Projektleiter, Vertriebsmitarbeiter der drei Buchhandelsgruppen, eine Systemverantwortliche und eine Vertreterin des Personalbereichs.

Vom Stiefkind zur Chefsache

"Unser Projekt könnte heißen {sbquo}vom Stiefkind zur Chefsache'. Allen Beteiligten - vom Vertrieb über die HR-Abteilung bis zur Führungsebene - war klar, dass Personalmanagement künftig ein Teil der Wertschöpfungskette sein muss", sagt Reinhard Zuber, Unternehmensentwicklung, Thalia Bücher AG, Basel.

Damit war der nächste Schritt vorgegeben: Personaldaten müssen so erfasst und vorgehalten werden, dass sie auf operativer und strategischer Ebene einen Wertbeitrag leisten. "Dafür sorgt unser eigenes integriertes Arbeitszeitmanagementsystem, die Lohnabrechnung selbst ist nur noch ein Nebenprodukt."

Die Arbeitszeiten aller 570 Mitarbeiter sind in dem System abgebildet. Die Mitarbeiter registrieren ihre Arbeitsstunden jetzt am PC. Die von den Abteilungsleitern überprüften Zeitdaten stehen dem eigenen Personaldienstleistungszentrum in Basel online zur Verfügung; dort werden sie ohne weitere Bearbeitung über SAP R/3 HR abgerechnet und in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Obwohl die Lohnabrechnung vor Einführung der Software outgesourct war, hat sich der Aufwand so stark reduziert, dass zwei Mitarbeiter weniger mit Administration beschäftigt sind. Die 70 Abteilungs- und Filialleiter führen die Personaleinsatzplanung direkt am System durch. Dabei orientieren sie sich konsequent an der Kundenfrequenz - so lassen sich Leerlaufzeiten und Randstunden reduzieren.

Sobald das neue Kassensystem eingeführt ist, fließen die Umsätze automatisch in die Personalbedarfsermittlung ein. Dank der Integration mit der Zeitwirtschaft stehen für die Planung die aktuellen Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung. Da alle Personaldaten zentral vorgehalten werden, lässt sich der Mitarbeitereinsatz jetzt auch kurzfristig und über Filialen hinweg disponieren.

Eine flexible Lösung

"Unser Unternehmen befindet sich auf Expansionskurs", sagt Zuber. Dank der Skalierbarkeit der neuen Lösung "konnten wir eine neue Filiale ohne Beraterunterstützung in kurzer Zeit aufschalten." Die Modularität des Systems lasse außerdem den Spielraum zu, um auf Veränderungen vorbereitet zu sein. Auch die Investitionssicherheit sei garantiert, heißt es bei Thalia, da die Software ständig weiterentwickelt werden könne.

Der Personaleinsatz erfolgt heute entsprechend den Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern. Für ein Unternehmen, das überwiegend Teilzeitkräfte beschäftigt, die Arbeit und Familie koordinieren müssen, bedeutet das eine motiviertere Verkaufsmannschaft. Das wiederum kommt der Servicequalität zu Gute.

Aus diesem Grund betrachtet Thalia die Einführung der Software als vertriebliche Maßnahme und als einen wirtschaftlichen Umgang mit Arbeitszeit: Soll- und Ist-Stunden sind auf Wochenbasis abrufbar. Im Bedarfsfall können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, zum Beispiel das Schließen einer wenig frequentierten Kasse.

Durch kurzfristiges dispositives Handeln ist es dem Buchhandelsunternehmen gelungen, die Überstunden innerhalb von sieben Monaten um 75 Prozent zu senken.

Die durch das System gewonnene Transparenz zeige außerdem auf, wo Optimierungspotenzial vorhanden ist. Mit dem integrierten Management-Informations-System stehen der Vertriebs, Bereichs- und Geschäftsleitung mehrdimensionale Auswertungen rund ums Personal zur Verfügung. (juh)

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