Interne Kommunikation Direkter Draht

von Silke Biester
Freitag, 17. Juli 2020
Digital erreichbar: Infos und Chats für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz.
Daniel Reiche
Digital erreichbar: Infos und Chats für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz.
Interne Kommunikation
Direkter Draht
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Die Kommunikation mit Beschäftigten ohne PC-Arbeitsplatz birgt Herausforderungen. Edeka Südwest setzt neuerdings auf die App Flip. Dieses Startup-Tool soll den Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern so einfach machen wie bei Whatsapp im Privaten. Weitere Funktionen sind auf berufliche Anforderungen ausgerichtet.

Als die Corona-Krise in Deutschland losging, war Katarina Busam heilfroh, dass sie die rund 70 dual Studierenden von Edeka Südwest allesamt unkompliziert und schnell erreichen konnte, obwohl diese gerade die Theoriephase an unterschiedlichen Hochschulen absolvierten und keinen Zugang zu Edeka-internen Kommunikationsmedien hatten. Die Teamleiterin für Ausbildung und Studium des Vollsortimenters setzt für den Informationsfluss mit dieser Gruppe seit rund einem Jahr auf den Austausch per App. Mit wenigen Klicks ließ sich so schnell erklären, dass infolge des Lockdowns alle helfenden Hände im Handel gebraucht werden. Und da die Unis ohnehin zunächst nicht besucht werden durften, stand für die Nachwuchskräfte nun spontan mehr Praxiszeit in den Märkten an. Diese sollte dann später wieder ausgeglichen werden.

Bevor Busam die App Flip entdeckt hatte, war der Informationsfluss deutlich schwieriger und auch mit der Vermischung von Beruf und Privatleben verbunden. Die Personalerin hatte für den notwendigen Austausch die privaten Email-Adressen genutzt, obwohl dies arbeitsintensiv ist und ein gewisses Sicherheitsrisiko birgt. Dokumente, Formulare und andere Anhänge lagen somit jedem Empfänger in der Version vor, die zum Zeitpunkt des Versendens aktuell war. Heute dagegen greifen alle auf die aktuellste Version zu, die in Flip hinterlegt ist. Beispielhaft nennt Busam etwa die Vorlagen für Feedbackbögen, Reisekostenformulare sowie Übersichten über Projekt- oder Bachelorarbeiten, die bei Edeka Südwest gerade laufen.

Neben der direkten Kommunikation vom Unternehmen zum Mitarbeiter sowie der Dokumentenfunktion werden bei Edeka Südwest vor allem die Gruppen- und 1:1-Chats rege genutzt. „Wir hatten uns anfangs gefragt, ob das neue Tool wirklich angenommen wird“, beschreibt die Personalerin eine Sorge, die oftmals mit Einführung neuer Kommunikationsangebote einher geht. „Doch die Bedienung ist so intuitiv und einfach, dass die App sofort genutzt wurde.“ Auch die vorherige Abstimmung mit dem Betriebsrat sei unkompliziert gewesen, da mögliche Bedenken schon bei der Flip-Entwicklung berücksichtigt worden seien.

„Wer nicht im Büro arbeitet, kommuniziert lieber über Social-Media-Tools als per Email “

„Wir bringen den Arbeitgeber auf das private Handy und ermöglichen zugleich die klare Trennung von Beruf und Freizeit“, stellt Benedikt Ilg klar. Der CEO und CoFounder von Flip betont, dass Betriebsräte von Anfang an einbezogen worden seien. Ihre Perspektive sei bereits in die Technik eingeflossen. So sei beispielsweise ausgeschlossen, dass Vorgesetzte mitlesen oder ähnliche Ansätze von Überwachung möglich sind. Auch eine verdeckte Arbeitszeitverlängerung finde nicht statt, da der Informations-Push nach Feierabend App-intern abgeschaltet wird. Ilg will mit Flip nicht weniger als das „Whatsapp für Unternehmen“ werden. Die Nutzbarkeit auf jedem mobilen Endgerät komme der Herangehensweise von Nicht-Büro-Beschäftigten entgegen, die Ilg zufolge eher eine Affinität zu Social Media wie Facebook oder Whatsapp haben, nicht dagegen zu Emails.
Erreichbar: Unternehmens-Infos und Chats für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz.
Flip/Tobias Ade
Erreichbar: Unternehmens-Infos und Chats für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz.
Die DSGVO-konforme App ist innerhalb von 24 Stunden in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integrierbar. Grundsätzlich können zusätzliche HR-Funktionen wie Urlaubs-, Essens- oder Dienstpläne inklusive Arbeitszeiterfassung integriert werden. Bei Edeka wird dies bisher allerdings nicht genutzt. Mit einem weiteren Argument glaubt Ilg vor allem mittelständische Unternehmer von Flip überzeugen zu können: „Alle Daten liegen auf Servern in Europa“, grenzt er seine Technologie von Angeboten der großen US-Digitalriesen ab. Auch greife die App keineswegs auf die persönlichen Kontakte der Nutzer zu, sondern ausschließlich auf jene, die vom Unternehmen eingespielt wurden. Auch optisch grenzt er sich ab, denn der Messenger-Dienst kann an das Firmendesign angepasst werden - dementsprechend dominieren bei der Edeka-FlipApp die Farben Blau und Gelb.

Nach den positiven Erfahrungen mit den Studierenden bei Edeka Südwest wurde der Einsatz von Flip inzwischen auf einen Jahrgang der Auszubildenden sowie auf die Ausbilder und eine Seminargruppe im Bereich Weiterbildung ausgeweitet. Gerade im Handel läuft die interne Kommunikation in einigen Bereichen noch über eher traditionelle Kanäle wie das schwarze Brett oder die persönliche Information durch die Vorgesetzten, weiß Busam. Sie ist überzeugt, dass Flip ein geeignetes Tool für die nun verstärkt digitaler werdende interne Kommunikation ist.

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