Lidl digitalisiert HR Personalservice per Chatbot

von Silke Biester
Freitag, 27. November 2020
Erreichbar ohne PC-Arbeitsplatz: Bei Lidl spielt das Smartphone für die Kommunikation mit Mitarbeitern eine zentrale Rolle. Auch Dokumente wie beispielsweise die Gehaltsabrechnung werden über das Handy abgerufen.
LDprod/Shutterstock; Future Image/imago Images; ollage: LZ
Erreichbar ohne PC-Arbeitsplatz: Bei Lidl spielt das Smartphone für die Kommunikation mit Mitarbeitern eine zentrale Rolle. Auch Dokumente wie beispielsweise die Gehaltsabrechnung werden über das Handy abgerufen.
Lidl digitalisiert HR
Personalservice per Chatbot
:
:
Info
Abonnenten von LZ Digital können sich diesen Artikel automatisiert vorlesen lassen.
Die Digitalisierung der Personalarbeit ist bei dem Discountriesen Lidl bereits weit fortgeschritten. Eine global einheitliche Systemlandschaft ist die Basis. Neue HR-Tools können so schnell auch international ausgerollt und genutzt werden.

Personalakten, Arbeitszeiterfassung, Reisekosten- und Gehaltsabrechnungen und alle weiteren Administationsprozesse waren bei Lidl vor zehn Jahren noch komplett papiergebunden, Akten und händisch geführte Listen an der Tagesordnung. "Nichts war digital", erinnert sich Daniel Weller. Als Head of HR Digitalisation and Workforce Planning hat er die Papierberge abgeschafft. Über die Einführung neuer Systeme, die fortschreitende Automatisierung sowie den Einsatz von Chatbots im Personalservice berichtete Weller kürzlich bei der virtuellen Konferenz "Scale up 360° Cognitive HR Dach".

Etwa seit 2010 arbeitet der Discounter daran, die Personalarbeit datenbasiert und digital zu steuern. Mit der Vereinheitlichung sollte auch die Sicherheit verbessert werden. Denn mit ausschlaggebend für den grundlegenden Wandel war ein Datenskandal: Durch Zufall waren einige Zeit zuvor stapelweise Listen mit Mitarbeiterinformationen in einem fremden Mülleimer aufgetaucht.

Ein erster Schritt war die Einführung eines zentralen, globalen Personalsystems auf SAP-Basis sowie anfängliche Lösungen für das Zeitmanagement. Konsequent habe man zudem an der Datenharmonisierung gearbeitet, berichtet Weller. Digitale Tools für das Dokumentenmanagement, Travelmanagement und weitere Themen der Mitarbeiterverwaltung, wie Employee Self-Service (ESS) und Manager Self-Service (MSS) wurden eingeführt.

Welche Dimension die digitale Transformation im Bereich Human Resources bei Lidl hat, zeigen einige Zahlen: Die Elektronische Akte sowie digitale Dokumentengeneratoren wurden in rund 30 Ländern eingeführt und 280 000 Mitarbeiter können nun auf die Selfservice-Tools zugreifen. Eine besondere Herausforderung ist zudem die Tatsache, dass rund 90 Prozent der Beschäftigten in Läden oder in der Logistik arbeiten und somit keinen PC-Arbeitsplatz haben. Deshalb spielen mobile Tools bei dem Discounter eine herausragende Rolle. Beispielsweise erhalten inzwischen 124 000 Mitarbeiter ihre Lohnabrechnung per "ePayslip" auf ihr privates Smartphone.

Der nächste Schritt ist ein Chatbot für den HR-Bereich. Im Kundenservice hat Lidl mit dem Lidl-Assistenten "LiA", der in den Facebook-Messenger integriert ist, bereits Erfahrungen gesammelt. Weller geht davon aus, dass die KI-Anwendung auch im Personalservice zu mehr Effizienz führen wird. Ein Pilotprojekt fokussiert sich zunächst auf die Optimierung der Kommunikationsprozesse zwischen Führungskräften und Personalbereich. Das habe Vorteile für beide Seiten, findet der Digitalisierungs-Profi. Einerseits werde der Personalbereich entlastet, weil sie nicht ständig die gleichen Fragen beantworten müssen. Andererseits bekommt die Führungskraft jederzeit sofort die gesuchte Antwort.

Auch im Recruiting könne ein Bot – etwa auf der Karriere-Website – eingesetzt werden, um häufig gestellte Fragen von Bewerbern zu beantworten. Denkbar sei zudem Hilfestellung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Die Entlastung dadurch könne erheblich sein. Schließlich hat Lidl allein im Jahr 2019 satte 122 109 neue Mitarbeiter eingestellt. Die Zahl interessierter Bewerber dürfte um ein vielfaches höher sein.

Vor allem einfache, sich häufig wiederholende Themen können von den digitalen Assistenten aufgefangen werden. Die Technologie greife immer auf die vorhandene Datenbasis zurück und könne nur Antworten geben, die dort eindeutig hinterlegt sind. Ein Beispiel sind etwa Informationen über Urlaubstage, Dienstpläne oder wie man seinen Endgeldbeleg auf dem Smartphone abrufen kann. Für komplexe oder kritische Themen seien dagegen auch in Zukunft die Menschen in der Personalabteilung ansprechbar. Zudem verweise der Chatbot selbst an die Kollegen aus dem HR-Bereich, wenn er nicht qualifiziert antworten kann. Keinesfalls solle die Automatisierung den persönlichen Kontakt ersetzen. Vielmehr gehe es darum, den HR-Bereich von Standardprozessen zu endlasten. "Digitalisierung ist kein Selbstzweck", bekräftigt Weller die Philosophie des Discounters. "Im Ergebnis muss sich der Technologie-Einsatz immer rechnen."

Sie haben Fragen oder Anmerkungen zu diesem Artikel?
Schicken Sie eine Email an die Redaktion.

Hier können Sie die Nutzungsrechte an diesem Artikel erwerben.

Anzeige

Meistgelesen

stats