Otto im Corona-Modus Home-Office wird zum Regelbetrieb

von Julia Wittenhagen
Donnerstag, 30. April 2020
Verbunden bleiben im Remote-Modus: Otto trifft viele Maßnahmen.
Rawpixel/iStock.com, LZ-Grafik, Otto
Verbunden bleiben im Remote-Modus: Otto trifft viele Maßnahmen.
Otto im Corona-Modus
Home-Office wird zum Regelbetrieb
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Wer sich wie der Online-Versender Otto seit 2015 für eine neue Führungskultur und mobiles Arbeiten stark macht, ist gut vorbereitet für das Führen aus dem Wohnzimmer. André Strunz, Bereichsleiter Gesundheits- und Eventmanagement, spricht über die Herausforderungen des ungeplanten Großversuchs.

Herr Strunz, 3300 Otto-Mitarbeiter arbeiten derzeit von zuhause aus. Welche sind das?

Home-Office ist bei uns zum Schutz der Mitarbeiter vor Ansteckung bis hin zum Konzernvorstand seit Mitte März der Regelbetrieb. Dies gilt nicht nur für unseren Campus, sondern auch für bundesweit 16 Kundencenter: Auch dort arbeitet die Belegschaft zu großen Teilen von zuhause.

Inwiefern sind die Otto-Manager darauf vorbereitet, das Unternehmen aus dem Home-Office zu führen?

Als technologiegetriebenes Unternehmen bereiten wir uns etwa mit der Initiative Future Work schon eine ganze Zeit technisch wie kulturell auf eine neue Arbeitswelt vor. Sie hat drei Säulen: Activity based Working bedeutet, Mitarbeitern verschiedene Arbeitsumgebungen bereit zu stellen, die sie bestmöglich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen. Beim Digital Office geht es um Tools und Systeme. Working Culture schließlich hinterfragt tradierte Verhaltensmuster. Führungskräfte und Mitarbeiter erarbeiten gemeinsam Rahmenbedingungen und Regeln der Zusammenarbeit wie die Übertragung von Entscheidungskompetenzen auf Teams oder Führen über gemeinsame Ergebnisse.

Was hilft ganz konkret?

Mobile Endgeräte wie Laptops sind Voraussetzung – wir haben Mitarbeiter inklusive Azubis schon vor geraumer Zeit damit ausgestattet. Die Einführung von Microsoft 365 hat die transparente Zusammenarbeit gefördert, Cloudsysteme haben die alten Systeme mit VPN ersetzt.

Inwiefern hilft das Bekenntnis zu einer neuen Führungskultur?

Aus dem Home-Office führen heißt loslassen: Man sieht die Mitarbeiter nicht mehr physisch am Schreibtisch. Das fordert viele Führungskräfte heraus. Die Arbeitsergebnisse der letzten Wochen sprechen aber für sich. Ob es um Zahlen wie Umsatz und Ertrag geht oder Bereichsziele – sie lassen sich auch aus dem Home-Office heraus nachvollziehen. Agile Methoden bieten hier gute Ansätze: Wenn ich mir Teamziele in einer Sprintlogik gebe, muss nach zwei Wochen ein klares Ergebnis vorhanden sein, damit ein anderes Team übernehmen kann. Insofern ist das Führen über Ziele für viele vielleicht neu, aber klar messbar und nachvollziehbar.

André Strunz, Bereichsleiter Gesundheitsmanagement, OTTO (GmbH & Co KG)
Otto
André Strunz, Bereichsleiter Gesundheitsmanagement, OTTO (GmbH & Co KG)

Gibt es spezielle Coachings für "Führen aus dem Home-Office"?

Letzte Woche haben wir Führungskräfte in eine Videokonferenz eingeladen, in der zwei HR-Experten über gesundes Führen auf Distanz gesprochen haben. Es ging darum, wie man Stimmungen erkennt, dass Menschen auf Ausnahmesituationen unterschiedlich reagieren und wie man darauf individuell eingeht. Inhalte dieser Art vermitteln wir sonst in Präsenztrainings. Sie sind eine gute Voraussetzung für das Führen in diesen besonderen Zeiten, in denen man besser einmal mehr kommuniziert als einmal zu wenig.



Was bleibt herausfordernd für Otto?

Auf wochen- oder gar monatelanges Arbeiten im Home-Office war auch bei uns kaum jemand vorbereitet. Das ist für viele ein Stresstest, der sich aus Arbeitsthemen, aber auch aus aktuell besonders herausfordernden privaten Situationen ergibt. Wir haben daher ein Stimmungsbarometer eingeführt: Einmal pro Woche holen wir uns von den Mitarbeitern Feedback zu ihrer physischen und psychischen Verfassung. Daraus leiten wir Maßnahmen ab.



Was genau stresst die Mitarbeiter?

Die Vereinbarkeit von Home und Office: Eltern muss der Spagat zwischen beruflichen Aufgaben und Kinderbetreuung gelingen. Singles hingegen sind in nahezu allen Situationen auf sich allein gestellt. Uns allen fehlt der physische Kontakt zu anderen Menschen. Das macht mit dem einen mehr, mit dem anderen weniger.



Wie gleicht man fehlende Nähe aus?

Es gibt Teams, die treffen sich zum virtuellen Kaffeeklatsch oder Feierabendbier. Ansonsten raten wir dazu, sich als Team eine feste Terminstruktur zu geben. Mein Team trifft sich jeden zweiten Morgen zum virtuellen Check-In. Erster Punkt ist nicht, was es zu tun gibt, sondern wie es jedem einzelnen geht. In der Regel sind es vergleichbare Herausforderungen, für die man gemeinsam eine Lösung findet. Darüber hinaus gibt es sowohl bei Otto als auch innerhalb der gesamten Otto Group verschiedene Angebote wie die bewegte Mittagspause, bei der eine Kollegin Yogaübungen aus ihrem Wohnzimmer streamt oder eine musikalische Pause am Nachmittag. Wir versuchen vieles, um Mitarbeiter zu verbinden.

Welchen Kanal sollen Remote-Chefs für unangenehme Botschaften nutzen?

Ich empfehle den Video-Call, weil Mimik und Gestik dazugehören, um Standpunkte zu vermitteln und Reaktionen zu erkennen.

Inwiefern wird die weite Verbreitung von Home-Office dauerhaft die Arbeitskultur bei Otto verändern?

Ob das flächendeckende Home-Office nach der Coronakrise zu einem Dauerphänomen wird, wage ich nicht vorherzusagen. Doch diese Zeit, in der wir physisch voneinander getrennt, aber menschlich teilweise doch so eng beieinander sind, wird die Akzeptanz sicher weiter steigern und unsere Arbeitskultur auch nach der Krise bereichern. Aber den Wunsch nach Rückkehr ins Büro hören wir auch schon.

Zur Zeit etwas verwaist: Otto-Campus in Hamburg
Otto
Zur Zeit etwas verwaist: Otto-Campus in Hamburg

Wann rechnen Sie denn damit, dass sich der Otto-Campus wieder füllt?

Es ist nicht absehbar, wann wir wieder in den "Normalbetrieb" zurückkehren können. Der Gesundheitsschutz unserer Kollegen steht für uns über allem, daher bleibt Home-Office für die allermeisten vorerst Alltag. Dennoch beschäftigen wir uns mit einem Rückkehrszenario in Phasen: So könnte eine kleine Testgruppe im Büro starten, unter strenger Beachtung von Hygiene- und Abstandsregeln. Alles ist abhängig von externen Vorgaben aus Politik und Medizin.

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