Virtuelle Verhandlungen Macht bestimmt die Spielregeln

von Silke Biester
Montag, 17. Mai 2021
Auf Augenhöhe: Im Video-Call wird über Millionen entschieden. Penible Vorbereitung verbessert die Verhandlungsposition.
Fotos: Shutterstock, NAG
Auf Augenhöhe: Im Video-Call wird über Millionen entschieden. Penible Vorbereitung verbessert die Verhandlungsposition.
Virtuelle Verhandlungen
Macht bestimmt die Spielregeln
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Nach der Pandemie dürften digitale Verhandlungen Teil vieler Geschäftsbeziehungen bleiben. Das spart Zeit und Reisekosten, birgt aber Risiken. Es kommt auf die langfristige Vorbereitung einer multimedialen Strategie an.

Die Corona-Krise hat so manches Verhandlungsgespräch auf den Kopf gestellt. Früher haben Manager an einem Tisch gesessen und neben den Argumenten für oder gegen höhere Preise auch reichlich nonverbale Signale ausgetauscht: Schon der Raum, die Stühle, der angebotene oder fehlende Kaffee hat die Basis für eine bewusst erzeugte Stimmung gelegt. Hinzugekommen sind Blicke, Gesten, die Art zu sprechen oder zu schweigen. Verhandlungsprofis verstehen die Zwischentöne und setzen sie gezielt ein. Doch auf Distanz per Video-Call sind viele dieser Sprache beraubt und obendrein mit neuen Fallstricken konfrontiert. Eine unzuverlässige Internetverbindung ist nur der offensichtlichste Stolperstein.

In der Corona-Krise wurden Verhandlungen mehr oder weniger erfolgreich virtuell über die Bühne gebracht. Doch auch hier gilt: Wer besser vorbereitet ist, hat einen Vorteil. "Es ist an der Zeit, sich von der Improvisation zu verabschieden und den digitalen Austausch auch langfristig als Teil der Verhandlungsstrategie zu entwickeln", ist Philipp Michel überzeugt. Der Partner der Negotiation Advisory Group (NAG) berät und trainiert Markenartikler für diverse Situationen. Dazu gehört die Vorbereitung auf Jahresgespräche mit dem Handel – persönlich oder digital. Er weiß, worauf es über welchen Kommunikationskanal ankommt.

Grundsätzlich müsse das richtige "Mindset" geschaffen und das Bewusstsein geschärft werden, dass Verhandlungen immer ein Konflikt sind. Das Problem: "Die meisten Menschen hassen Konflikte", sagt Michel. "Sie müssen trainieren, den Druck auszuhalten, die eigenen Emotionen zu beherrschen und nicht so schnell ‚Ja‘ zu sagen." Der Hauptweg, um sich nicht von Gefühlen leiten zu lassen, ist eine transparente Vorbereitung. Als erstes sollte man sich über die eigene Position im Klaren sein: Wer ist mein Verhandlungspartner? Worüber soll gesprochen werden? Was will ich erreichen? Was will die andere Partei? Was steht auf dem Spiel? Welche Folgen hat es für mich und mein Unternehmen, wenn ich von dem Ziel abweiche? Wie groß ist der Spielraum? Und wie stark ist meine und seine Position? Gibt es Alternativen?

Als nächster Schritt ist die Verhandlungstaktik vorzubereiten: Welcher Geist soll wehen – partnerschaftlich oder konfrontativ? Wie mache ich das? Welche Informationen gebe ich dem Gegenüber? Was hilft mir? Wann und wie setze ich welche Mittel ein, damit der andere sich auf mich zubewegt? "Menschliche Verhaltensmuster entscheiden über den Gesprächsverlauf und das Ergebnis", weiß der Experte. Die ausgetauschten Worte machen allerdings weniger als 10 Prozent der Kommunikation aus. Der Hauptteil der Message wird nonverbal und über den Ton transportiert. Missverständnisse sind vorprogrammiert, wenn statt in Anwesenheit per Video debattiert wird. "Es wird einfacher, Emotionen zu verbergen, aber schwieriger, den Verhandlungsverlauf richtig zu deuten."

„In virtuellen Verhandlungen ist es einfacher, Emotionen zu verbergen, aber schwieriger, den Verhandlungsverlauf richtig zu deuten“
Philipp Michel, NAG
 Philipp Michel, NAG
Philipp Michel, NAG
Noch lückenhafter wird der Austausch per Telefon, wo aber immerhin noch der Tonfall, ein Lachen oder Schweigen übertragen wird. Bei E-Mail, SMS oder Whatsapp bleiben nur die Worte – und Interpretationsspielraum. Doch auch, wenn "nur" digital verhandelt wird, geht es möglicherweise um hunderte Millionen Euro. Störungen können die Existenz bedrohen, eine zweite Chance gibt es vermutlich nicht.

Deshalb rät Michel zu penibler Vorbereitung, möglichst mit doppeltem Boden. "Wer gestresst in die Verhandlung kommt, ist im Nachteil", stellt er klar. Es sollte selbstverständlich sein, die Technik zu beherrschen – und zwar bei allen erdenklichen Tools: Zoom, Go-To-Meeting, Google-Hangouts, Webex, Teams, Skype, usw. "Wer suchen muss, wie er das Mikro oder seine Präsentation freischaltet, kann sich nicht aufs Wesentliche konzentrieren." Die Stabilität der Internetverbindung kann den Ausschlag geben, ob man aus der Firma oder dem Homeoffice spricht. Eine LAN-Verbindung ist stabiler als WLAN. Für den Fall, dass die Leitung dennoch streikt, sollten Kollegen mit allen Infos sowie Unterlagen versorgt und in der Lage sein, spontan den Part des anderen zu übernehmen.

Die Frage "wie man den Raum betritt" und ob man sich "auf Augenhöhe" begegnet, stellt sich nicht nur bei analogen Treffen: Wer die eigene Präsenz stärken will, muss wissen, wie er auf den Bildschirmen der Gesprächspartner ankommt: Stimmt das Licht, die Perspektive, der Bildausschnitt? Wenig professionell wirkt es, nur das eigene Profil zu zeigen, weil man nicht weiß, aus welcher Richtung die Kamera überträgt. Nur wer direkt in die Linse guckt, gibt dem Gegenüber das Gefühl, ihm in die Augen zu sehen. Für den gelungenen digitalen Auftritt ist möglicherweise die Anschaffung einer besseren Kamera oder eines zusätzlichen Bildschirms ratsam. Ebenso kann ein Stehtisch die Ausstrahlung optimieren: Denn in aufrechter Haltung wirkt eine Präsentation freier und überzeugender. Ein Probelauf ist unumgänglich.

Technisch vorbereitet

•Digitale Gespräche scheitern an Nebensächlichkeiten
•Deshalb vorher den Umgang mit der Technik üben
•Kollegen müssen Präsentationen spontan übernehmen, falls das Internet streikt
•LAN ist stabiler als WLAN
•Mit Blick in die Kamera ist man eher "auf Augenhöhe"
•Der Hintergrund sollte gezielt gestaltet werden

Zur minutiösen Planung gehört ebenso der Hintergrund: Je nachdem, welche Wirkung jemand erzielen möchte, wird er persönlicher oder neutraler gestaltet. Wer sich seinem Gegenüber nähern möchte, sollte von Beginn an versuchen, Vertrauen aufzubauen. Dabei können scheinbar zufällig im sichtbaren Bereich platzierte Utensilien helfen, den Smalltalk anzuregen. Gibt es Gemeinsamkeiten? Karrierewege, Herkunft, Hobbys, Tierliebe, Kinder? Eine Antwort auf derlei Fragen findet sich meist im Internet. Dabei will Michel keineswegs zur Spionage aufrufen: "Schon ein kurzer Blick auf das Xing- oder LinkedIn-Profil verrät so einiges." Wenn es gelingt, eine persönliche Beziehung aufzubauen, steigt die Chance auf einen partnerschaftlichen Umgang. Allerdings weiß Michel aus Erfahrung, dass insbesondere mächtige Unternehmen gezielt versuchen, diese menschliche Ebene zu unterbinden.

Wie beim Fußball heißt es: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Hinterher sollte man reflektieren, wann und warum sich die Stimmung gedreht hat. Was war überraschend? Gab es Gewinner und Verlierer – oder können beide Partner zufrieden sein? Damit es beim nächsten Mal besser läuft, kann die Verhandlungsstrategie erweitert werden: Wie viele Berührungspunkte gibt es zwischen den Unternehmen noch? Welche Kollegen treffen wie aufeinander? Vielleicht kann ein Topmanager den Weg bereiten, wenn er sein Pendant "zufällig" in der Pause eines wichtigen Branchen-Events trifft. "Die Kommunikation zwischen zwei Unternehmen findet über zahllose Kanäle statt", resümiert Michel. Wenn die Corona-Krise hoffentlich bald überwunden ist, wird die Frage, ob man sich persönlich trifft, ein Teil der gezielten Verhandlungsstrategie: Was kann ich über welchen Kanal bewirken? Die jeweiligen Spielregeln legt in der Regel derjenige fest, der über mehr Macht verfügt.

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