Handel hat Kernbereiche digitalisiert

"Neben den Themen Personalbeschaffung und Personalbindung hat die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen die größte Relevanz für Personalverantwortliche im Handel", ist Ulrike Witt, Leiterin Forschung Personal beim EHI überzeugt. Das belegt auch die Studie "Digitalisierung der HR im Handel", die das EHI auf Basis einer Befragung von HR-Verantwortlichen durchführte.

Der Handel ist in "einigen Kernbereichen" der Personalarbeit mit der Digitalisierung bereits auf einem "guten Level", so das Fazit. Insbesondere für die Personalverwaltung, die Abrechnung von Löhnen und Gehältern und bei der Personalbeschaffung ist der Einsatz von Software fortgeschritten. Es kommen somit vor allem Abrechnungssysteme, Recruiting-Software und Tools für das Bewerbermanagement zum Einsatz. Lernplattformen, über die Wissen vermittelt wird, gehören mittlerweile ebenso wie die digitale Personalakte zur technischen Grundausstattung der meisten Personalabteilungen im Handel. 

In anderen Bereichen des Personalmanagements sieht es eher mau aus: Bei der Personalplanung nutzen nur knapp die Hälfte der Händler IT-Systeme. Für die Personalentwicklung und -beurteilung sind es weniger als die Hälfte der befragten Betriebe. Das überrascht, denn schließlich ist die Weiterentwicklung der Mitarbeiter ein Mittel, um den künftigen Personalbedarf qualitativ abzusichern. Die Erforschung der Employee Experience, um etwa automatisiert über ein System das Feedback der Mitarbeiter einzufordern, bildet das Schlusslicht der technikgestützten Personalarbeit. 

In knapp der Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) gibt es eine Human-Capital-Management (HCM)-Lösung, die grundlegende Personalprozesse verbindet und die bei Bedarf durch Spezial-Tools wie etwa eine Lernplattform ergänzt wird. In 40 Prozent der Unternehmen kommen für die einzelnen Teilbereiche des Personalmanagements unterschiedliche Systeme zum Einsatz. Das heißt, sie sind mehr oder weniger miteinander verbunden. Eine Lösung, die alle Teilbereiche des Personalmanagements abdeckt, ist in elf Prozent der Unternehmen realisiert. Dabei bieten insbesondere integrierte HR-Systeme, die auf eine Datenbasis zugreifen, die Chance, dass Prozesse schneller, effizienter und transparenter abgewickelt werden. Das ist nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern auch ein Baustein der Mitarbeiterzufriedenheit. Digitalisierung ist eben mehr als die Implementierung eines IT-Systems. Es geht nicht zuletzt um Organisationsentwicklung und Mitarbeiterbindung.

Mitarbeiter haben über das System etwa ihre Abrechnungen und Arbeitszeiten im Blick, sehen welche Kurse und Trainings absolviert sind, welche zur Weiterentwicklung vorgeschlagen werden, welche Zielvereinbarungen bestehen, oder auch welche Ergebnisse aus Feedbackgesprächen dokumentiert sind. Darüber hinaus sind Mitarbeiterbefragungen ohne großen Aufwand möglich, wenn die Beschäftigten an ein entsprechendes System angeschlossen sind. Bewerbermanagementsysteme beschleunigen die Rekrutierung: Vorstellungsgepräch, Versand des Angebotes bis hin zum Onboarding des neuen Mitarbeiters werden systemgesteuert angestoßen.

Datengestützte Auswertungen sind ebenfalls über die Tools möglich: etwa welche Talente in Abhängigkeit von der Altersstruktur rekrutiert werden müssen, welche Potenziale in den Beschäftigten schlummern, und mit welchen Trainings diese aufgebaut werden könnten. Daten rund um Kompetenzen und Skills der Mitarbeiter und zum Talentmanagement nutzen allerdings nur 27 Prozent der befragten Unternehmen, so die Studie. Datenanalysen zur Personalentwicklung allgemein setzen 45 Prozent ein.


Und wie steht es um die digitale Kompetenz in den Unternehmen? Sie ist ausbaufähig, so das Fazit der EHI-Studie. Nur 27 Prozent der befragten Personalmanager sehen ihr Unternehmen auf einem "guten Level". Ein Drittel gibt an, dass die digitale Kompetenz in der Mitarbeiterschaft heterogen verteilt ist. Durch die zunehmende Digitalisierung und sich immer schneller verändernde Systeme sei ein systematisches Training der Anwender häufig nicht mehr leistbar, lautet die Erfahrung bei Lidl. "Die Halbwertzeit des Wissens hat abgenommen, die Digitalisierung der Prozesse zugenommen und das bei dezentralen Strukturen", skizziert Tobias Kindler, Teamleiter Talent Management Systeme & Digital Assistance der Schwarz IT die Ausgangslage. Deshalb müsse das Training "im Voraus" durch Unterstützungsangebote während der Arbeit ergänzt werden.

Dazu hat Schwarz IT einen digitalen IT-Support aufgebaut, und zwar passend zur Anwendung, in der sich der Mitarbeiter gerade befindet. Die Software erkennt, an welcher Stelle des Prozesses die Hilfeanfrage aufkommt und ruft die Anleitung auf. Über 12  000 Anleitungen stehen aktuell zur Verfügung. Das Unterstützungssystem ist in allen Ländern und Unternehmen der Schwarz Gruppe ausgerollt. Es wird kontinuierlich erweitert. "Wir bereiten auch die Verwendung außerhalb des IT-Kontextes vor", so Kindler. Technische Basis des Wissensportals ist "TTS Performance Suite", ein System, das auch bei Rewe und Bauhaus im Einsatz ist.

"Die Digitalisierung und moderne Personalprozesse sind Grundvoraussetzung für effiziente alltägliche Abläufe und die damit einhergehende Wettbewerbsfähigkeit", erklärt Matthias Grün, Geschäftsführer bei der Projekt 0708 GmbH. Das Beratungsunternehmen begleitet Gebr. Heinemann - Spezialist für Reiseshops - dabei, weltweit ein Personalmanagmentsystem (SAP SuccessFactors) einzuführen. Heute ist die HR-Lösung in mehr als 100 Ländern realisiert. Weitere folgen. Jetzt gibt es einheitliche und integrierte Prozesse für das Recruiting und Bewerbermanagement inklusive neuem Jobportal sowie ein globales Reporting für wichtige Kennzahlen rund um Personal. Weitere Module zum Onboarding und zur Personalentwicklung folgen im Laufe des Jahres. IT-Tools entlasten Personaler und Führungskräfte von Routineaufgaben und schaffen Raum, um strategische Themen anzugehen, so Grüns Fazit.