Das Smartphone birgt Risiken für Unternehmen

von Redaktion LZ
Freitag, 28. September 2012
Dr. Christiane Bierekoven, Fachanwältin für IT-Recht bei Rödl & Partner, ist Expertin für Arbeitsrecht der Zeitschrift Betriebsberater des dfv.
Rödl & Partner
Dr. Christiane Bierekoven, Fachanwältin für IT-Recht bei Rödl & Partner, ist Expertin für Arbeitsrecht der Zeitschrift Betriebsberater des dfv.
LZnet. Die private Nutzung dienstlicher Smartphones sowie die berufliche Nutzung persönlicher Geräte bergen Risiken für Arbeitgeber. Insbesondere bei E-Mails ist die aktuelle Rechtslage zu beachten.

Smartphones sind aus dem Alltag kaum noch wegzudenken. Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern die Geräte zur Verfügung und gestatten die private Nutzung. Umgekehrt nutzen immer mehr Mitarbeiter ihre privaten Handys auch dienstlich.

Doch die Vermischung ist in beiden Konstellationen problematisch. Denn die Rechtslage ist aktuell unklar. Seit langem wird angekündigt, die Novelle des Beschäftigtendatenschutzes zu verabschieden. Doch geschehen ist bisher nichts.

Darf das dienstliche Smartphone privat genutzt werden, führt dies dazu, dass neben privaten Anrufen und SMS vor allem auch private E-Mails über das Gerät versendet werden. Dies geschieht im Regelfall über den dienstlichen E-Mail-Account, auf dem in der Folge auch private Mails eingehen.

Novelle des Beschäftigtendatenschutzgesetzes lässt auf sich warten

Nach der herrschenden Rechtsauffassung wird der Arbeitgeber durch die Erlaubnis der privaten Nutzung eines dienstlichen E-Mail-Accounts zum Telekommunikationsdiensteanbieter, der dem Fernmeldegeheimnis unterliegt. Folge ist, dass der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres in das Postfach des Mitarbeiters schauen darf, denn dort könnten sich private E-Mails befinden, die dem Telekommunikationsgeheimnis unterliegen.

In dieser Konstellation sind Regelungen für die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu treffen. Sie werden bei Vorhandensein eines Betriebsrats in einer Betriebsvereinbarung getroffen, ansonsten im Arbeitsvertrag. Insbesondere ist zu regeln, dass und unter welchen Umständen der Arbeitgeber oder ein Kollege bei Abwesenheit auf das Postfach zugreifen darf.

Den Zugriff auf das Postfach regeln

Noch komplizierter ist die umgekehrte Situation, bei der ein Mitarbeiter sein privates Smartphone auch dienstlich nutzt. Typischerweise wird er hier einen eigenen Account für seine privaten E-Mails haben. Dies birgt Risiken. Denn er ruft mit dem Gerät auch dienstliche Nachrichten ab. Speichert er diese auf dem Smartphone und gibt es an Bekannte, Freunde oder Familienangehörige weiter, können Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse preisgegeben werden.

Dies gilt erst Recht, wenn das Smartphone – wie üblich – so eingestellt ist, dass die Daten automatisch in der Public Cloud gespeichert werden. Mangels technischer Sicherheitsvorkehrungen werden automatisch auch dienstliche Daten dort gespeichert.

Firmengeheimnisse auf privaten Accounts

Zu klären ist weiter, wer für die Wartung des Smartphones zuständig ist oder was im Falle des Verlustes gilt. Übernimmt der Arbeitgeber die Wartung, so entsteht dem Mitarbeiter hieraus ein gegebenenfalls zu versteuernder geldwerter Vorteil.

Umgekehrt stellt sich bei Fernwartungszugriffen die Problematik, dass auch auf private Daten des Mitarbeiters zugegriffen wird. Dies kann das Telekommunikationsgeheimnis verletzen. Wird hierbei auf personenbezogene Daten zugegriffen, bedarf es einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach dem Bundesdatenschutzgesetz.

Werden Kundendaten des Arbeitgebers auf dem privaten Gerät gespeichert, wird umgekehrt der Mitarbeiter zum Auftragsdatenverarbeiter für den Arbeitgeber. Auch dafür ist eine rechtliche Regelung zu treffen. Schließlich stellt sich die Frage, ob und wie die IT-Abteilung des Arbeitgebers die üblichen Sicherheitsvorkehrungen, wie Virenschutz, Firewall etc., auf einem privaten Smartphone managen soll.

So praktisch also die Nutzung bereits vorhandener privater Smartphones zu dienstlichen Zwecken auch sein mag: Sie wirft in rechtlicher Hinsicht eine Reihe zu klärender Fragen auf, die arbeitsrechtlich, datenschutzrechtlich, zum Teil wettbewerbsrechtlich und auch steuerlich geregelt werden müssen.

Der Teufel liegt im Detail – im Zweifel sollte der Arbeitgeber daher die Nutzung privater Smartphones unter Berücksichtigung der hier dargestellten Kernbereiche vorgeben und dafür Richtlinien und technische Sicherheitsmaßnahmen treffen.

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